Conditions pour les clients et les administrateurs

Traduction de courtoisie. En cas de divergence, le texte italien prévaut.

Les présentes Conditions s’appliquent à celui qui configure un Accès : celui qui décide quels Numéros autorisés ouvrent, quels jours et dans quelles plages horaires, celui qui approuve les demandes qui arrivent par les QR codes, celui qui consulte et exporte le Journal des ouvertures.

Celui qui fait ces choses exerce un pouvoir sur des personnes qui, dans la plupart des cas, n’ont aucune relation avec Business Gates S.r.l. et ne l’ont jamais choisie. Les règles qui suivent servent à rendre ce pouvoir licite, traçable et réversible. Ce ne sont pas des recommandations : ce sont des obligations contractuelles, et leur violation a les conséquences indiquées au § 19.

Les présentes Conditions concernent le modèle GT PRO 4G et le Service qui y est associé. Elles ne concernent pas les modèles précédents qui fonctionnent uniquement par SMS, ni le canal Bluetooth.

1. À qui elles s’adressent

Lorsqu’une même personne exerce plusieurs rôles — par exemple un Installateur qui est aussi Client pour son propre Appareil —, les obligations se cumulent et s’appliquent à chaque Accès selon le rôle en vertu duquel elle y intervient.

Si le Client est une copropriété, le Responsable du traitement est la copropriété en tant qu’entité de gestion ; le syndic de copropriété signe en la représentant et indique le nom de la copropriété dans la fiche d’identification.

2. Place des présentes Conditions parmi les autres documents

Les présentes Conditions s’ajoutent aux Conditions d’utilisation et ne les remplacent pas. En cas de contradiction sur ce qui concerne l’administration d’un Accès, les présentes Conditions prévalent.

Les documents énumérés sont incorporés par renvoi et font partie intégrante des présentes Conditions. Un fait qui vaut pour plusieurs documents — par exemple la durée de conservation du Journal des ouvertures — est écrit dans un seul document et les autres y renvoient : ainsi, ils ne divergent pas.

3. Rôles dans le traitement des données personnelles

3.1 Le Client est Responsable du traitement pour ce qu’il décide

Le Client est Responsable du traitement (art. 4, point 7, du Règlement (UE) 2016/679, le RGPD) pour :

• les Numéros autorisés qui peuvent ouvrir son Accès, avec quels jours, quelles plages horaires et quelle date de fin ;
• le nom associé à chaque numéro dans la liste des Numéros autorisés ;
• l’approbation ou le refus des demandes qui arrivent par les QR codes ;
• l’usage qu’il fait du Journal des ouvertures de son Accès, y compris l’export ;
• le Répertoire personnel de son propre Compte, lorsqu’il l’utilise à des fins professionnelles.

La base juridique de ces traitements est, en règle générale, l’intérêt légitime du Client (art. 6, par. 1, point f) : protéger les personnes et les biens qui se trouvent derrière l’Accès et gérer de manière ordonnée les personnes qui entrent. Ce n’est pas le consentement, et ce ne pourrait pas l’être : le consentement appartient à la personne concernée (art. 4, point 11) et personne ne peut le donner pour le compte d’autrui.

Le Client qui se fonde sur l’intérêt légitime doit pouvoir démontrer la mise en balance entre son propre intérêt et les droits des personnes autorisées. BGates fournit à cette fin les lignes directrices annexées à l’Accord sur le traitement des données ; l’évaluation reste celle du Client.

3.2 BGates est Sous-traitant pour ces traitements

Pour les traitements du § 3.1, Business Gates S.r.l. est Sous-traitant au sens de l’art. 28 du Règlement : elle conserve les numéros, les transmet à l’Appareil, achemine les Invitations et tient le Journal des ouvertures pour le compte du Client. Les instructions documentées, les mesures de sécurité, les sous-traitants ultérieurs, l’assistance pour les droits des personnes concernées et les règles d’effacement à la fin de la relation figurent dans l’Annexe A (§ 22), qui est le document Accord sur le traitement des données (/dpa) dans sa version en vigueur.

3.3 Ce dont BGates est en revanche Responsable du traitement

En dehors d’une liste fermée, BGates est Sous-traitant. Pour ce qui figure dans cette liste, elle est Responsable du traitement autonome, avec ses propres finalités et sa propre responsabilité. La liste est reproduite intégralement dans l’Annexe A et comprend : la sécurité du Service et la prévention des abus ; les journaux techniques de l’infrastructure ; le diagnostic du réseau, y compris la position de l’Appareil déduite de la cellule du réseau mobile ; l’assistance fournie par les Opérateurs BGates ; les obligations légales, comptables et fiscales ; la preuve technique de l’acheminement des Invitations ; l’amélioration du Service à partir de données pseudonymisées ; le registre des actions administratives.

3.4 Il n’y a pas de responsabilité conjointe

BGates et le Client ne sont pas responsables conjoints du traitement. BGates détermine les finalités et les moyens de la Plateforme ; le Client décide, à l’intérieur de la Plateforme, qui entre par son Accès et quand. Ce sont deux déterminations séparées et successives, et non conjointes, et il manque la complémentarité nécessaire exigée par les lignes directrices 07/2020 de l’EDPB (le comité européen de la protection des données) concernant les notions de responsable du traitement et de sous-traitant.

3.5 Distributeurs et Installateurs

Le Distributeur et l’Installateur qui saisissent des Numéros autorisés ou créent des Comptes pour le compte d’un Client traitent ces données pour le compte du Client et assument envers lui les obligations des présentes Conditions et de l’Annexe A. Pour les données de leurs propres clients commerciaux — fiche d’identification, offres, assistance propre —, ils sont Responsables du traitement autonomes et en répondent personnellement.

4. Licéité de la saisie des numéros de tiers

C’est l’obligation dont dépendent toutes les autres.

4.1 Le numéro est une clé. Lorsqu’un numéro est autorisé sur un Accès, celui qui appelle depuis ce numéro ouvre, sans autre vérification. Le numéro est en outre inscrit dans l’Appareil, qui se trouve chez le Client, et chacune de ses utilisations est enregistrée.

4.2 Celui qui saisit le numéro déclare et garantit que :

1. il a un titre pour faire entrer cette personne par cet Accès (§ 6) ;
2. le numéro est celui de la personne qu’il entend autoriser, et non celui d’une autre ;
3. il a informé cette personne avant l’autorisation ou, au plus tard, au moment de celle-ci (§ 7) ;
4. cette personne accepte de recevoir le message d’Invitation sur le numéro indiqué.

4.3 Le point 4 n’est pas un consentement au traitement des données. Le traitement ne repose pas sur le consentement et le consentement n’a pas à être recueilli : la déclaration sert une obligation différente, de nature contractuelle, que BGates a envers le fournisseur du canal de messagerie, lequel n’admet l’envoi qu’à ceux qui ont fourni leur propre numéro et ont donné leur autorisation à être contactés. Cette autorisation ne peut exister qu’auprès du Client, parce que c’est à lui que la personne a donné son numéro.

4.4 Ce qu’on ne peut pas faire. On n’autorise pas : des numéros tirés d’annuaires, de listes ou de fichiers d’autrui ; des numéros de personnes avec lesquelles il n’existe aucune relation qui justifie l’entrée ; des numéros saisis pour vérifier à qui ils appartiennent ou pour savoir s’ils sont actifs. On n’utilise pas le Service pour autoriser une personne à son insu dans le but de surveiller ses déplacements.

4.5 Ce qu’on ne peut pas écarter par contrat. Le Service, aujourd’hui, permet d’autoriser un numéro sans en vérifier la titularité. C’est une caractéristique du système, et c’est BGates qui en répond au sens des art. 25 et 32 du Règlement. Aucune déclaration du Client ne déplace cette responsabilité : les garanties du § 4.2 portent sur le choix de la personne et sur l’information, et non sur la manière dont le système est conçu.

Comment fonctionne aujourd’hui l’autorisation. L’autorisation est immédiate : le numéro ouvre dès le moment où il est autorisé, et l’Invitation est envoyée simultanément. L’ouverture de l’Invitation n’est pas une condition de l’autorisation, et l’autorisation ne devient pas caduque d’elle-même si l’Invitation n’est jamais ouverte. Si le numéro n’est jamais utilisé, le Client est tenu de le révoquer.

5. Exactitude et mise à jour des données

Celui qui administre un Accès traite les données de personnes qui ne contrôlent pas et ne peuvent pas corriger ce qui est écrit à leur sujet dans le Service. D’où les obligations suivantes (art. 5, par. 1, point d), du Règlement).

1. Des numéros exacts. Le numéro se vérifie avant de l’enregistrer. Un numéro mal saisi autorise un inconnu et, dans le Journal des ouvertures, ses ouvertures apparaissent sous le nom de la personne que l’on entendait autoriser.
2. Des noms vrais et sobres. Le nom associé au numéro sert à reconnaître la personne, non à la décrire. On n’y inscrit ni appréciations, ni qualités non nécessaires, ni informations sur la santé ou la vie privée : ce champ est visible par quiconque administre l’Accès et se retrouve dans les lignes du Journal.
3. Des plages et des dates de fin réalistes. Les jours, les plages horaires et la date de fin se règlent sur ce qui est réellement nécessaire. Autoriser sept jours sur sept sans limite de date, alors que l’entrée n’est nécessaire qu’aux heures de travail, est un traitement excessif.
4. Une date de fin par défaut. Chaque autorisation devrait avoir une date de fin. Un numéro de portable peut être réattribué par l’opérateur téléphonique à une autre personne : s’il reste autorisé, c’est elle qui ouvre, et le Journal affichera le nom de quelqu’un qui n’a plus rien à voir avec l’Accès.
5. Une reconfirmation périodique. Les numéros inutilisés depuis longtemps doivent être réexaminés, puis reconfirmés ou révoqués.
6. Les corrections. Lorsqu’une personne autorisée demande de corriger le nom ou le numéro qui la concerne, c’est le Client qui fait la correction : BGates ne modifie pas ces champs à sa place et se borne à transmettre la demande.

6. Le titre pour administrer les entrées de cet Accès

Celui qui configure un Accès déclare y avoir un titre. Le titre ne se présume pas : il dépend de la relation avec le lieu.

6.1 Propriétaire ou ayant droit

Le Client déclare être propriétaire de l’Accès et de l’installation, ou bien tenir du propriétaire ou de l’ayant droit un titre lui permettant de décider qui y entre. La déclaration est également faite au moment de l’activation de l’Appareil et vaut pour toute la durée de la relation.

6.2 Copropriété

Lorsque l’Accès est un Accès de copropriété, trois règles supplémentaires s’appliquent :

1. c’est la copropriété qui décide, selon les formes prévues pour les décisions de la copropriété ; le syndic agit en exécution de ces décisions ;
2. le Journal des ouvertures n’est pas consultable par tous les copropriétaires. L’accès doit être limité à ceux qui administrent, et le Journal ne devient pas une liste des retours à la maison des voisins à la disposition de quiconque habite dans l’immeuble ;
3. l’information doit aussi être donnée sous forme collective, au moyen d’un avis affiché là où les copropriétaires le lisent, en plus de l’information donnée à chaque personne autorisée.

6.3 Lieux de travail

Si l’Accès donne sur un lieu de travail, le Client le déclare et s’engage à ce qui suit.

• Information préalable des travailleurs. L’art. 4, alinéa 3, de la legge 20 maggio 1970, n. 300 (le Statut des travailleurs italien), tel que réécrit par l’art. 23 du d.lgs. 14 settembre 2015, n. 151, ne permet d’utiliser les informations recueillies à toutes les fins liées à la relation de travail que si le travailleur a reçu une information adéquate sur les modalités d’utilisation de l’outil et sur les modalités de réalisation des contrôles, et dans le respect de la réglementation relative à la protection des données. L’information est préalable, écrite et compréhensible.
• L’exemption de l’alinéa 2 couvre l’installation, et non l’utilisation. L’alinéa 2 exclut de la procédure de garantie les outils d’enregistrement des entrées et des présences, mais n’affecte pas l’alinéa 3.
• Et elle couvre l’outil tant qu’il reste tel. Un système qui enregistre qui ouvre et à quelle heure, avec une conservation prolongée, l’export des données et le croisement avec les plages horaires, peut aller au-delà de l’enregistrement des entrées et relever de l’alinéa 1 de l’art. 4, qui exige l’accord des représentants syndicaux ou, à défaut, l’autorisation de l’Ispettorato territoriale del lavoro (l’inspection du travail italienne). Le Client vérifie si cette procédure est nécessaire dans son cas et, si elle l’est, la mène à bien avant d’utiliser le Journal des ouvertures à des fins liées à la relation de travail.
• Aucun usage disciplinaire en dehors des conditions prévues. Le Journal des ouvertures ne s’utilise pas pour engager des procédures disciplinaires en dehors des conditions prévues par la loi, ni pour reconstituer la présence ou la ponctualité des travailleurs.
• Avis à l’entrée. Un avis lisible doit être affiché à l’Accès, indiquant que les entrées sont enregistrées, qui est le Responsable du traitement et où se trouve la notice d’information.

Une précision qui évite une inquiétude inutile. La position de l’Appareil déduite de la cellule du réseau mobile n’est pas une géolocalisation des travailleurs : l’Appareil est fixe et cette donnée sert au diagnostic du réseau. Le Client peut en demander la désactivation en écrivant à info@bgates.it.

C’est ainsi que le Service est conçu, mais ce n’est pas encore en service au 22 septembre 2026 : un interrupteur qui désactive l’enregistrement nominatif des ouvertures sur un Appareil donné, en ne laissant que l’événement.

6.4 Hébergement et locations de courte durée

Celui qui utilise le Service pour donner accès à des hôtes payants — établissements d’hébergement, locations de courte durée, espaces mis à disposition temporairement — s’engage à :

1. autoriser le numéro de l’hôte pour la seule durée du séjour, avec une date de début et une date de fin ;
2. révoquer l’autorisation au départ, sans attendre la date de fin automatique ;
3. informer l’hôte avant son arrivée que son numéro deviendra une clé et que les ouvertures sont enregistrées, en lui remettant le texte du § 7 ;
4. ne pas utiliser le Journal des ouvertures pour reconstituer les habitudes, les horaires ou la fréquence des passages des hôtes ;
5. respecter les obligations propres à l’activité d’hébergement ou de location qu’il exerce, que les présentes Conditions ne remplacent pas.

7. Informer les personnes qui sont autorisées

7.1 L’obligation

Les personnes dont les numéros sont autorisés n’ont pas donné ce numéro à BGates : elles l’ont donné, le cas échéant, au Client. Envers elles, le Client est Responsable du traitement et doit fournir les informations prévues à l’art. 14 du Règlement, au plus tard au moment de la première communication adressée à la personne concernée (art. 14, par. 3, point b)) et, en tout état de cause, avant que le numéro ne soit communiqué à d’autres destinataires (point c)). Dans le Service, le numéro est communiqué à l’Appareil et — lorsque l’Invitation passe par WhatsApp — au fournisseur du canal : l’information ne peut pas arriver après.

7.2 Le texte est fourni par BGates

Le Client n’a rien à écrire. BGates met à disposition le document Notice pour les personnes autorisées à ouvrir un Accès (/informativa-utilizzatori), qui indique qui a donné le numéro, qui décide, ce qui reste écrit lors d’une ouverture, pendant combien de temps, et comment s’y opposer.

Ce texte est remis de trois manières, automatiquement :

Le Client qui autorise une personne sans lui faire parvenir d’Invitation — par exemple en inscrivant le numéro directement dans le Répertoire embarqué de l’Appareil — doit lui remettre le texte par ses propres moyens, dans un délai d’un mois à compter de l’obtention du numéro (art. 14, par. 3, point a)). Dans ce cas, BGates ne connaît pas cette personne et ne peut pas l’informer à sa place.

7.3 La déclaration « J’ai informé la personne »

Celui qui autorise le numéro d’une autre personne déclare, au moment où il l’enregistre : « J’ai informé la personne et elle a accepté de recevoir le message. » C’est une déclaration due en vertu du contrat, quelle que soit la manière dont le Service la recueille.

C’est ainsi que le Service est conçu, mais ce n’est pas encore en service au 22 septembre 2026 : avant d’enregistrer le numéro d’une autre personne, le Service affichera un avertissement et demandera la déclaration « J’ai informé la personne et elle a accepté de recevoir le message », en l’enregistrant avec la version du document, l’identité de son auteur, la date, l’heure et l’adresse IP, et en produisant une ligne dans le registre des actions administratives. Jusqu’à cette date, la déclaration est une obligation contractuelle du Client et n’est pas recueillie par le Service, et la garantie du § 18.1 reste due en vertu du contrat.

Trois choses doivent être comprises au sujet de cette déclaration.

1. Ce n’est pas un consentement au traitement des données de la personne autorisée, et elle ne le devient pas.
2. C’est une déclaration du Client à BGates : elle atteste qu’une obligation qui lui incombe a été remplie et constitue la preuve de cette déclaration, et non de l’exécution de l’obligation.
3. Elle ne transfère à BGates aucune obligation et n’en libère aucune : en particulier, elle n’a pas d’incidence sur la responsabilité de BGates quant à la manière dont le système est conçu (§ 4.5).

Faire une fausse déclaration à ce stade constitue une violation des présentes Conditions et fonde la garantie du § 18.

8. Usage correct des QR codes

8.1 Les deux QR codes dont répond celui qui administre

Le QR code d’activation imprimé sur l’étiquette de l’Appareil est un troisième objet : il sert à mettre l’Appareil en service la première fois, n’autorise personne à ouvrir et n’est pas traité ici.

8.2 La répartition des responsabilités

BGates répond du caractère aléatoire, de la révocabilité, de l’usage unique, de l’enregistrement de l’utilisation et de ce que le code révèle — et, lorsqu’une échéance est annoncée, de son respect. Le Client répond de l’endroit où le QR code est exposé, de la personne à qui il est remis et du temps qu’il laisse passer avant de le révoquer.

8.3 Les obligations de celui qui administre

1. Un QR code affiché est public par destination. On le photographie, on le transfère, on l’imprime. Aucune mesure technique ne l’empêche et les présentes Conditions ne promettent pas le contraire : une copie photographiée vaut autant que l’original.
2. Le QR code permanent s’affiche là où cela a un sens : à l’Accès qu’il administre, et non dans des lieux d’où le code atteint des personnes qui n’ont rien à voir avec cet accès.
3. Les QR codes à usage unique se remettent à une personne déterminée : on ne les affiche pas, on ne les diffuse pas et on ne les transfère pas à des groupes. Un QR code à usage unique n’a pas d’échéance dans le temps : il vaut pour un seul scan, et reste valable tant qu’il n’est pas utilisé ou tant qu’on ne le révoque pas. C’est pourquoi, si la personne ne l’utilise pas, le QR code doit être révoqué.
4. On les révoque dès que le motif pour lequel ils avaient été générés disparaît, depuis son propre espace, sans passer par l’assistance.
5. Les demandes qui arrivent par le QR code doivent être examinées une par une. Le numéro indiqué est auto-déclaré et non vérifié : une personne peut indiquer le numéro d’une autre. Approuver une demande signifie remettre une clé de l’Accès à celui qui a rempli un formulaire.
6. Celui qui imprime des prospectus ou des tickets sort une copie du Service : le matériel imprimé doit être gardé en lieu sûr et détruit lorsqu’il ne sert plus. C’est ainsi que le Service est conçu : chaque impression laissera une trace dans le registre des actions administratives.
7. L’adresse IP de celui qui remplit le formulaire est enregistrée par BGates pour protéger un formulaire public contre les abus, et effacée avec la demande. Pour cette donnée, BGates est Responsable du traitement autonome ; le Client ne la voit pas et n’en dispose pas.

Au 22 septembre 2026, la génération des QR codes d’un Accès est réservée aux Opérateurs BGates : le Client la demande à l’assistance. La révocation, en revanche, est déjà disponible dans son espace.

9. Gestion et révocation sans délai

Lorsqu’une personne ne doit plus entrer, son numéro se révoque le jour même. C’est l’obligation la plus importante des présentes Conditions, et elle vaut dans tous les cas où la relation qui justifiait l’entrée prend fin : un collaborateur qui quitte l’entreprise, un locataire qui s’en va, un copropriétaire qui vend, un hôte qui part, un fournisseur dont le contrat expire.

En particulier :

1. la révocation est un geste du Client, disponible dans son espace, et ne nécessite pas l’intervention de l’assistance ;
2. le vol ou la perte d’un téléphone autorisé se gère par une révocation immédiate, dès qu’on en a connaissance ;
3. la révocation produit aussi ses effets sur l’Appareil : le numéro est retiré du Répertoire embarqué. Tant que l’Appareil n’a pas pris en compte la révocation, la ligne reste dans le Service pour permettre la réconciliation ; le délai dans lequel la donnée est ensuite effacée figure dans la Politique de conservation des données ;
4. la révocation doit être vérifiée. Après la révocation, le Client contrôle que le numéro n’apparaît plus parmi les Numéros autorisés de l’Appareil, et signale toute discordance à info@bgates.it ;
5. en cas de mise hors service, de revente ou de changement de propriétaire de l’Appareil, on exécute la procédure décrite dans les Règles de sécurité du compte : effacement de la configuration et du Répertoire embarqué, vérification que le Répertoire embarqué est vide et demande d’effacement de l’historique.

10. Identifiants

1. Le Compte est personnel et incessible. On ne partage pas les identifiants, pas même au sein d’une même entreprise ou d’une même copropriété : celui qui les partage rend impossible d’attribuer les ouvertures à ceux qui les ont faites.
2. Une personne, un Compte. Celui qui a plusieurs collaborateurs devant administrer un Accès demande un Compte pour chacun.
3. Celui qui crée le Compte d’une autre personne doit l’avoir informée : la notice d’information est jointe au message d’invitation.
4. Les Comptes de ceux qui ne travaillent plus pour le Client doivent être désactivés au moment de la cessation de la relation.
5. Les identifiants ne s’écrivent pas dans les champs descriptifs, dans les notes ou dans les messages d’assistance.
6. Les compromissions et les soupçons se signalent sans retard à info@bgates.it, en indiquant « sicurezza » dans l’objet.

C’est ainsi que le Service est conçu, mais ce n’est pas encore en service au 22 septembre 2026 : l’authentification multifacteur et le blocage du Compte après un nombre défini de tentatives infructueuses. Tant qu’elles ne sont pas en service, les présentes Conditions n’affirment pas que l’accès au Service est protégé par un second facteur.

11. Configuration de l’Appareil et mot de passe d’usine

1. Le mot de passe de l’Appareil doit être changé à la remise de l’installation. L’Appareil sort d’usine avec un mot de passe numérique par défaut, qui est le même pour tous et qui est connu. Quiconque le connaît et peut joindre l’Appareil peut en lire et en modifier la configuration et le Répertoire embarqué. Le changement est une étape bloquante de la réception de l’installation et constitue une obligation du Client ou de l’Installateur qui remet l’installation.
2. Le nouveau mot de passe ne se partage pas et ne se laisse pas dans les documents de remise.
3. La configuration se vérifie après chaque modification. Les réglages des jours, des plages horaires, de la durée de l’impulsion et du mode de fonctionnement doivent être réexaminés après chaque intervention, y compris celles effectuées par le Distributeur ou l’Installateur.
4. Les réglages par défaut ne sont pas un choix. Lorsque le Service propose une valeur par défaut — par exemple l’autorisation pour tous les jours de la semaine —, il propose, il ne décide pas : le choix, et la responsabilité du choix, restent à celui qui configure.
5. Le téléchargement des journaux de l’Appareil et la lecture du Répertoire embarqué sont des opérations qui extraient des données personnelles : elles ne s’effectuent que lorsqu’elles sont nécessaires et laissent une trace.

C’est ainsi que le Service est conçu, mais ce n’est pas encore en service au 22 septembre 2026 : l’obligation de changer le mot de passe à la première mise sous tension imposée par l’Appareil, et le retrait du mot de passe par défaut de la couverture du manuel.

12. Installation, sécurité de l’Accès et limites du Service

BGates ne conçoit pas, ne fabrique pas et n’installe pas l’automatisme de l’Accès. La conformité de l’automatisme et de ses dispositifs de sécurité reste de la responsabilité de celui qui le fabrique et de celui qui l’installe. Le Service BGates envoie une impulsion de commande : il ne remplace pas les dispositifs de sécurité de l’automatisme et n’en vérifie pas le fonctionnement.

En conséquence :

1. la mise en conformité de l’automatisme incombe à l’Installateur et au fabricant de l’Accès, auxquels s’appliquent les normes techniques relatives aux portails et aux portes motorisées — en particulier la norme EN 12453 sur la sécurité d’utilisation des portes motorisées et la norme EN 13241 — et, à compter du 20 janvier 2027, le règlement (UE) 2023/1230 sur les machines ;
2. le Client maintient en bon état de fonctionnement l’automatisme et les dispositifs de sécurité et en assure l’entretien périodique, ou les confie à celui qui en a le contrat ;
3. la commande à distance ne s’utilise pas lorsque l’Accès n’est pas en vue, si l’automatisme n’est pas équipé des dispositifs qui rendent la manœuvre sûre sans la présence de celui qui commande ;
4. celui qui installe déclare au Client ce qu’il a installé et ce qu’il n’a pas installé, en particulier l’absence d’onduleurs ou de dispositifs de sécurité que le Client pourrait croire présents.

13. Accès de secours alternatif

Le Service n’est ni un système de sécurité ni un système d’urgence. L’ouverture à distance nécessite la couverture du réseau mobile, le fonctionnement de la SIM et l’alimentation électrique de l’installation : aucun de ces trois éléments n’est toujours disponible.

Celui qui administre un Accès conserve un moyen alternatif de l’ouvrir — une clé, une télécommande, un déverrouillage manuel — et fait en sorte qu’il soit accessible à ceux qui en ont besoin. Ce n’est pas une exonération de responsabilité : c’est la description de ce que le Service fait et de ce qu’il ne fait pas.

Si le Service est suspendu conformément au § 19, l’Accès reste ouvrable par les moyens physiques du Client : la suspension concerne la commande à distance, et non l’accès au lieu.

14. Responsabilité à l’égard des Utilisateurs autorisés

Celui qui autorise une personne répond envers BGates des conséquences de ce choix, et en particulier :

1. de l’usage que cette personne fait de l’ouverture qui lui a été accordée ;
2. de l’absence de révocation lorsque la relation qui la justifiait a pris fin ;
3. des autorisations accordées à des personnes qui n’ont pas de titre pour entrer dans le lieu ;
4. des instructions données à ses propres collaborateurs, aux Distributeurs et aux Installateurs qui interviennent sur l’Accès pour son compte, et qui répondent envers lui.

Le Client informe les personnes autorisées des règles d’utilisation qui les concernent, contenues dans les Règles d’usage autorisé et dans les Règles de sécurité du compte.

Il demeure entendu que chaque partie répond de ses propres actes : le Client ne répond pas de ce qui dépend de la conception, de l’exploitation ou de la sécurité de la Plateforme, qui restent à la charge de BGates.

15. Journal des ouvertures : combien de temps il est conservé, et ce qu’implique son export

Combien de temps il est conservé. Le Journal des ouvertures est consultable avec le nom et le numéro pendant 12 mois à compter de l’événement. Ensuite, le nom est supprimé et, du numéro, il ne reste que les trois derniers chiffres : l’événement reste, la personne ne reste pas. La ligne technique ainsi réduite est effacée au bout de 24 mois. Le numéro de celui qui appelle sans être autorisé est masqué immédiatement à l’écran et effacé dans sa forme complète au bout de 30 jours. Ce sont les mêmes durées que celles de la Politique de conservation des données (/conservazione), qui est la source unique : le Client peut demander pour son Accès des durées plus courtes, pas plus longues.

Export. Le Service permet d’exporter le Journal des ouvertures dans un fichier.

1. Le fichier contient qui a ouvert et quand. L’exporter signifie sortir des données personnelles du Service et des mesures de sécurité que le Service applique.
2. À partir de ce moment, c’est celui qui a exporté qui répond : de la garde du fichier, de l’endroit où il est enregistré, des personnes à qui il est envoyé, de la durée pendant laquelle il est conservé et de son effacement lorsqu’il ne sert plus.
3. L’export se fait pour une finalité déterminée — une contestation, une vérification, une demande d’une autorité — et non comme une copie de commodité.
4. Le fichier ne se transfère pas à ceux qui n’ont pas de titre pour le voir. En copropriété, en particulier, une liste des personnes entrées et des heures d’entrée ne s’affiche pas, ne se joint pas aux procès-verbaux et ne se distribue pas aux copropriétaires.
5. L’export laisse une trace dans le registre des actions administratives : qui l’a fait, quand, sur quel Appareil.
6. Les durées de conservation du Journal à l’intérieur du Service ne s’appliquent pas à la copie exportée. Effacer les données dans le Service n’efface pas le fichier : c’est celui qui le détient qui l’efface.

C’est ainsi que le Service est conçu, mais ce n’est pas encore en service au 22 septembre 2026 : l’enregistrement de l’export côté serveur. Aujourd’hui, le fichier est composé par le programme qui s’exécute dans le navigateur et l’opération ne laisse pas de trace.

16. Obligations supplémentaires des Distributeurs et des Installateurs

Outre ce qui précède, le Distributeur et l’Installateur :

1. n’interviennent que sur les Accès pour lesquels ils ont reçu un mandat du Client, et uniquement dans les limites de ce mandat ;
2. n’utilisent pas à leurs propres fins les données des Clients et des personnes autorisées auxquelles ils accèdent dans l’exécution du mandat, y compris les numéros du Répertoire embarqué et le Journal des ouvertures ;
3. remettent au Client, à la fin de l’installation : le mot de passe modifié de l’Appareil, la liste des numéros autorisés saisis, l’indication de ce qui a été installé et de ce qui ne l’a pas été, et le texte de la notice d’information à remettre aux personnes autorisées ;
4. informent les personnes dont ils saisissent les numéros, ou s’assurent que le Client l’a fait, et en répondent envers BGates ;
5. ne conservent pas les identifiants des Clients et n’utilisent pas le Compte d’un Client pour agir à sa place ;
6. signalent au Client et à BGates toute configuration qui paraît excessive ou non voulue, en particulier les autorisations sans date de fin ;
7. lorsqu’ils traitent les données de leurs propres clients commerciaux à leurs propres fins, agissent en tant que Responsables du traitement autonomes et leur fournissent leur propre notice d’information.

17. Ce que fait BGates

Pour que les obligations de celui qui administre puissent être exigées, BGates s’engage à :

1. permettre la révocation en un seul geste, depuis son propre espace, sans passer par l’assistance ;
2. montrer à celui qui administre qui a utilisé quel QR code et quand, et quels numéros sont autorisés sur chaque Appareil ;
3. fournir et tenir à jour le texte de la notice d’information à remettre aux personnes autorisées, et la faire parvenir automatiquement des trois manières indiquées au § 7.2 ;
4. remettre au Client une copie des données qui le concernent, y compris à la cessation de la relation, dans un délai de 15 jours à compter de la demande — le même délai que celui de l’Annexe A et de la Politique de conservation des données —, sous réserve des données que BGates doit conserver en vertu d’obligations légales ;
5. enregistrer les actions de ses propres Opérateurs sur les données des Clients — parmi lesquelles la lecture des répertoires, le téléchargement des journaux de l’Appareil, l’export du Journal des ouvertures, l’impression des QR codes et la lecture de la correspondance d’assistance — et en conserver la trace pendant 24 mois ;
6. désigner par écrit les Opérateurs qui peuvent accéder à ces données, au sens de l’art. 2-quaterdecies du Codice privacy, avec la liste précise des opérations autorisées ;
7. assister le Client dans le traitement des demandes des personnes autorisées et dans les notifications de violation, selon les modalités de l’Annexe A ;
8. informer le Client des changements qui le concernent, selon les modalités du § 20.

Ces obligations ne confèrent pas à BGates le pouvoir de décider qui entre par un Accès : cette décision reste au Client, toujours.

18. Garanties et obligation d’indemnisation

18.1 Ce que le Client garantit

Le Client, et quiconque administre un Accès, garantit à BGates :

1. qu’il a un titre pour administrer les entrées de cet Accès (§ 6) ;
2. qu’il a informé les personnes dont il saisit les numéros, selon les modalités du § 7 ;
3. que ces personnes acceptent de recevoir le message d’Invitation sur le numéro indiqué (§ 4.2, point 4) ;
4. qu’il respecte les règles applicables à son propre contexte, en particulier celles relatives à la copropriété, au travail et à l’activité d’hébergement ou de location ;
5. que les données qu’il saisit sont exactes et à jour.

18.2 L’obligation d’indemnisation, et ses limites

Le Client garantit BGates et la tient indemne des réclamations formulées par des tiers qui résultent, de manière directe et immédiate, de la violation des garanties du § 18.1, et en particulier des réclamations de la personne dont le numéro a été autorisé du seul fait qu’elle n’a pas été informée.

L’obligation d’indemnisation a des limites précises, qui s’appliquent même si les parties voulaient convenir autrement :

1. elle ne couvre pas les manquements de BGates en matière de protection des données personnelles. La protection des données personnelles relève de l’ordre public, et l’art. 1229, alinéa 2, du Codice civile (le Code civil italien) frappe de nullité toute clause qui limite à l’avance la responsabilité pour la violation des obligations qui en découlent ;
2. elle ne couvre pas les conséquences de défauts de conception de la Plateforme, y compris l’absence de vérification de la titularité des numéros (§ 4.5) ;
3. elle ne couvre ni le dol ni la faute lourde de BGates (art. 1229, alinéa 1, du Codice civile) ;
4. elle ne s’applique pas dans la mesure où la réclamation résulte d’un fait de BGates ou de l’un de ses fournisseurs ;
5. elle n’a pas d’incidence sur les responsabilités que chaque partie a directement envers les personnes concernées et envers les autorités de contrôle, qui restent régies par la loi.

Chaque partie informe l’autre sans retard de la réclamation reçue, coopère à la défense et ne règle pas le litige d’une manière qui porterait préjudice à l’autre sans son accord écrit.

18.3 Limitations de responsabilité

Les limitations de responsabilité de BGates, leur périmètre et les cas dans lesquels la loi n’en admet aucune — dol, faute lourde, dommages corporels, règles impératives, responsabilité du fait des produits défectueux, droits impératifs du consommateur — figurent dans le document Limitations de responsabilité (/responsabilita). Elles ne sont pas répétées ici, et rien de ce qui précède ne les étend.

19. Violations, suspension et résolution

1. Signalement et délai. Lorsque BGates constate une violation des présentes Conditions, elle la signale par écrit et accorde un délai pour y remédier, qui ne peut être inférieur à 15 jours, sauf dans les cas du point 3.
2. Proportionnalité. La réaction est proportionnée à la violation : une configuration excessive se corrige, elle ne justifie pas la désactivation d’un Accès.
3. Suspension immédiate. BGates ne peut suspendre le Service sans préavis que lorsque la poursuite exposerait des personnes à un risque concret ou violerait la loi : autorisations obtenues au moyen de fausses déclarations sur le titre pour administrer l’Accès, utilisation du Journal des ouvertures pour surveiller des personnes, compromission du Compte, injonction d’une autorité.
4. Ce que la suspension ne fait pas. La communication de suspension indique le motif et ce qu’il faut pour qu’elle cesse, et rappelle que l’Accès reste ouvrable par les moyens physiques du Client (§ 13).
5. Résolution. La persistance de la violation après l’expiration du délai du point 1 permet à BGates de résoudre la relation. Restent intacts le droit du Client d’obtenir une copie de ses données (§ 17, point 4) et les obligations d’effacement de l’Annexe A.
6. Envers le Client consommateur, la suspension exige toujours le préavis du point 1, sauf dans le cas du point 3, et ne prive pas le consommateur des droits que la loi lui reconnaît de manière impérative.
7. Résiliation par BGates des relations à durée indéterminée avec des Clients professionnels : moyennant un préavis de 30 jours, symétrique à celui reconnu à l’autre partie.

20. Durée, modifications, loi applicable et juridiction compétente

1. Durée. Les présentes Conditions s’appliquent tant que le Client administre au moins un Accès au moyen du Service. Les obligations qui, par leur nature, survivent — confidentialité, garanties, obligation d’indemnisation, obligations de l’Annexe A relatives à la restitution et à l’effacement des données — restent en vigueur après la cessation.
2. Modifications. Les modifications sont communiquées selon les modalités indiquées à la fin du présent document. Lorsque la modification a une incidence négative sur l’utilisation du Service, le Client consommateur peut résilier sans frais dans un délai de 30 jours à compter de la communication.
3. Loi applicable. Loi italienne. Envers le Client consommateur, les dispositions impératives et plus favorables de la loi du pays où il réside demeurent applicables.
4. Juridiction compétente. Pour les litiges avec des Clients professionnels, compétence exclusive des tribunaux de Milan, sous réserve de l’approbation expresse prévue au § 21. Pour les litiges avec le Client consommateur, le juge compétent est celui du lieu de résidence ou de domicile élu du consommateur, et une clause attributive de juridiction différente n’est pas contraignante (art. 33 et 36 du Codice del consumo, le Code de la consommation italien, décret législatif n° 206/2005).

21. Clauses qui requièrent une approbation expresse

Certaines clauses des présentes Conditions font partie de celles que l’art. 1341, alinéa 2, du Codice civile considère comme efficaces uniquement si elles sont approuvées expressément par écrit (« clausole vessatorie », clauses particulièrement onéreuses) :

Comment l’approbation est recueillie. À l’égard des Clients professionnels, des Distributeurs et des Installateurs, l’approbation expresse est recueillie au moyen d’une case distincte de celle par laquelle on accepte les présentes Conditions — « J’approuve expressément les clauses… », avec la liste ci-dessus —, sur l’écran d’acceptation du logiciel de gestion et de l’app. Les deux cases sont séparées et aucune n’est précochée. Du parcours sont conservés : le document et sa version, la liste des clauses approuvées, la date et l’heure, l’adresse IP et le navigateur utilisé.

Envers le Client consommateur, ces clauses ne s’appliquent pas dans la mesure où la loi les considère comme abusives, et l’approbation expresse ne les rendrait pas valables : le tableau ci-dessus ne vaut que pour les Clients professionnels.

22. Annexe A — Accord sur le traitement des données

L’Annexe A des présentes Conditions est le document « Accord sur le traitement des données » (`/dpa`), dans sa version en vigueur à la date d’acceptation. En acceptant les présentes Conditions, le Client accepte intégralement cet Accord, qui vaut contrat entre Responsable du traitement et Sous-traitant au sens de l’art. 28, par. 3, du Règlement (UE) 2016/679. En cas de contradiction entre les présentes Conditions et l’Annexe A sur ce qui concerne le traitement des données personnelles, l’Annexe A prévaut.

L’Accord régit, dans le détail :

La liste des fournisseurs (/fornitori), avec le rôle, le pays et la base du transfert hors de l’Espace économique européen de chacun, fait partie de l’Accord par renvoi. Les fournisseurs qui traitent aujourd’hui des données pour le compte de BGates dans le périmètre des présentes Conditions comprennent, entre autres, netcup GmbH (Allemagne, hébergement), Meta Platforms Ireland Ltd (Irlande, avec des transferts en aval vers les États-Unis, acheminement des Invitations sur WhatsApp), Commify Italia S.r.l., marque Skebby (Italie, SMS de secours), Aruba S.p.A. (Italie, messagerie électronique), Stripe Payments Europe, Limited (Irlande et États-Unis, paiements) et Vodafone (connectivité des SIM).

L’Accord sur le traitement des données en vigueur à la date d’acceptation peut être consulté sur /dpa et porte la même version que les présentes Conditions : à ce jour, 2026.09.22-1. Lorsque l’Accord change, la version des présentes Conditions change également, et l’acceptation est demandée à nouveau dans les cas indiqués ci-dessous.

Si nous modifions les présentes Conditions

Les Conditions changent lorsque le Service change, lorsqu’une obligation légale change ou lorsque nous corrigeons quelque chose qui était mal écrit. Chaque version a un numéro et une date d’entrée en vigueur, indiqués ci-dessous. Lorsque la modification est substantielle, nous la communiquons par e-mail à ceux qui ont un Compte et nous demandons une nouvelle acceptation à la première connexion ; lorsque nous corrigeons une virgule, non. Les clauses du § 21 qui viendraient à changer requièrent une nouvelle approbation expresse.

Version 2026.09.22-1 — en vigueur depuis le 22 septembre 2026. Quand nous modifions quelque chose de substantiel — une nouvelle finalité, un nouveau fournisseur, une durée de conservation plus longue, une clause qui te concerne — nous te le communiquons par e-mail et te demandons d’accepter la nouvelle version à ta prochaine connexion. Les corrections de forme ne changent pas la version. Les versions précédentes restent disponibles sur demande à info@bgates.it.