Richtlinie zur Datenaufbewahrung

Unverbindliche Übersetzung. Bei Abweichungen ist der italienische Text maßgeblich.

Dies ist das Dokument, in dem alle Speicherdauern des BGates-Dienstes festgelegt sind. Die anderen Dokumente – die Datenschutzerklärung, die Hinweise für Zutrittsberechtigte, der Auftragsverarbeitungsvertrag, die Bedingungen – verweisen darauf und geben einige davon zur Erleichterung des Lesens wieder. Sollte ein anderes Dokument eine andere Zahl nennen als die hier geschriebene, gilt die hier geschriebene.

Wir verwenden an keiner Stelle die Formel „so lange wie nötig“. Wo es eine Frist gibt, gibt es eine Zahl, und neben der Zahl steht der Grund.

Verantwortlicher: Business Gates S.r.l., Via Ripamonti 44, 20141 Milano, P.IVA 05759280968. Für jede Anfrage zu diesem Dokument: info@bgates.it.

1. Wie dieses Dokument zu lesen ist

Die Tabellen haben immer dieselben sechs Spalten.

• Kategorie – um welche Daten es geht, mit dem Namen, den wir in allen Dokumenten verwenden.
• Warum wir sie speichern – der Zweck. Er ist keine Liste guter Vorsätze: Er ist das, was die Frist in der Nachbarspalte rechtfertigt.
• Wie lange – die Zahl.
• Warum genau so lange – die Begründung der Zahl. Eine Frist ohne Grund ist eine Frist, die sich nicht verteidigen lässt.
• Was danach geschieht – die Art: Löschung, Anonymisierung oder Maskierung. Das sind drei verschiedene Dinge, und in diesem Dokument werden sie nie verwechselt (Abschnitt 2).
• Wo die technische Regel steht – die Stelle des Dienstes, die die Regel tatsächlich ausführt. Fast alle Regeln führt ein nächtlicher Job aus (Abschnitt 8); einige führt die Rotation der Systemprotokolle aus; eine führt das Zurücksetzen des Geräts auf die Werkseinstellungen aus.

Die Tabellen sind zweigeteilt, weil nicht alle Daten uns gehören: In Abschnitt 4 stehen die Daten des Durchgangs, für die der Kunde Verantwortlicher ist und wir in seinem Auftrag Auftragsverarbeiter sind; in Abschnitt 5 die, für die wir Verantwortlicher sind. Die Unterscheidung ist nicht formal: Sie ändert, wer eine kürzere Frist festlegen kann und an wen Anträge zu richten sind.

2. Die drei Wörter, die wir verwenden und nie verwechseln

Löschung. Die Zeile oder das Feld verschwindet aus den aktiven Systemen. Sie bleiben für die Dauer der Rotation in den Sicherungskopien (Abschnitt 7) und verschwinden dann auch dort.

Anonymisierung. Die Zeile bleibt, verliert aber die Daten, die einen Rückschluss auf eine Person zulassen: Der Name wird entfernt, von der Telefonnummer bleiben nur die letzten drei Ziffern. Was bleibt, ist ein Ereignis – „am 3. März um 18:42 hat jemand geöffnet“ –, das kein personenbezogenes Datum mehr ist und sich nicht rückgängig machen lässt.

Maskierung. Das Datum ist noch in unseren Archiven, aber am Bildschirm sind nur die letzten drei Ziffern zu sehen. Das ist eine Maßnahme, die vor dem schützt, der hinschaut, nicht vor dem, der Zugriff auf die Datenbank hat: Deshalb steht dort, wo es eine Maskierung gibt, immer auch eine Lösch- oder Anonymisierungsfrist daneben. Die Maskierung allein ist keine Aufbewahrungsregel.

Wenn in diesem Dokument von „technischer Zeile“ die Rede ist, ist das Ereignis ohne Name und Nummer gemeint, also das, was nach der Anonymisierung übrig bleibt.

3. Zwei Dinge, die für alle Tabellen gelten

Keine Frist hängt von einer Einwilligung ab. Wir bitten dich nicht um Erlaubnis, die Daten zu speichern, und zwar deshalb nicht, weil die Einwilligung nicht die Rechtsgrundlage dieser Verarbeitungen ist: Diese sind der Vertrag, eine rechtliche Verpflichtung oder ein berechtigtes Interesse, und sie stehen einzeln in der Datenschutzerklärung (/privacy). Folglich gibt es keinen Haken, den man setzen könnte, um eine Frist zu verlängern, und keinen Haken, den man entfernen könnte, um sie zu verkürzen: Für eine vorzeitige Löschung gibt es Abschnitt 11.

Die Fristen gelten auch während des laufenden Vertragsverhältnisses. Sie sind keine Folge der Beendigung. Das Öffnungsprotokoll eines aktiven Durchgangs wird nach 12 Monaten genauso anonymisiert wie das eines stillgelegten Durchgangs.

4. Die Daten des Durchgangs: Der Kunde entscheidet, wir speichern für ihn

Für diese Daten ist der Kunde Verantwortlicher, und BGates ist Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO (Verordnung (EU) 2016/679). Der Kunde kann für seinen Durchgang kürzere Fristen von uns verlangen; er kann keine längeren verlangen als die hier angegebenen.

5. Die Daten, für die wir Verantwortlicher sind

6. Was es bedeutet, dass die Fristen ab heute laufen

Diese Fristen gelten ab dieser Version des Dokuments, und ab demselben Datum sind die automatischen Löschungen in Betrieb, die sie ausführen: der nächtliche Job aus Abschnitt 8, die Bereinigung der Sitzungstoken, die Rotation der Protokolle und der Sicherungskopien.

Das muss genau gesagt werden, denn der Unterschied zwischen einer geschriebenen und einer funktionierenden Regel ist genau das, worauf es ankommt: Vor dieser Version speicherte der Dienst die Anwendungsdaten ohne eine angegebene Frist. Das ist keine Nuance, und es ist der Grund, warum es dieses Dokument gibt. Die zum Datum des Inkrafttretens bereits vorhandenen Daten folgen denselben Fristen, berechnet ab dem Zeitpunkt, zu dem sie erhoben wurden.

Die einzige Regel dieses Dokuments, die noch nicht in Betrieb ist, ist die Löschung der Dateien, die das Gerät auf den Wartungsserver hochlädt: Sie steht in Abschnitt 14 und nirgendwo sonst.

7. Die Sicherungskopien

Jede Nacht erstellen wir eine Kopie der Datenbanken und der Konfigurationsdateien. Die Kopie ist mit GPG AES-256 verschlüsselt, wird von einer Prüfsumme begleitet, die ihre Integrität prüft, und in einem Ordner aufbewahrt, den nur der Systembenutzer lesen kann, der sie erstellt. Die Aufbewahrung beträgt 14 Tage, durch automatische Rotation.

Was das für dich bedeutet: Wenn ein Datum aus den aktiven Systemen gelöscht wird, kann es bis zu 14 Tage in den Sicherungskopien bleiben und verschwindet dann auch dort. Wir stellen keine Kopie wieder her, um ein auf Antrag gelöschtes Datum zurückzuholen.

Zwei Tatsachen, die wir sagen, weil sie wahr sind, nicht weil sie uns nützen:

• die Kopien liegen auf demselben Rechner, der den Dienst erbringt. Eine externe Kopie gibt es heute nicht: Der Verlust des Rechners wäre auch der Verlust der Kopien. Es ist eine beschlossene, aber noch nicht umgesetzte Maßnahme, und sie ist als solche in unserer Datenschutz-Folgenabschätzung vermerkt;
• die Kopien umfassen nicht die Anhänge und Sprachnachrichten der Support-Korrespondenz und auch nicht die Archive der internen Testumgebungen.

8. Wo die technische Regel steht: der nächtliche Job

Fast alle Regeln der Tabellen werden von einem einzigen nächtlichen Job der Verwaltungsoberfläche ausgeführt, der jede Nacht um 04:40 startet und bei jeder Ausführung eine Zeile mit der Zählung dessen schreibt, was er anonymisiert und gelöscht hat. Jede Frist ist ein Konfigurationsschlüssel, in Tagen ausgedrückt, und kann nur verkürzt werden: Ihn über den in diesem Dokument angegebenen Wert hinaus zu verlängern, würde das Dokument unwahr machen.

Außerhalb dieses Jobs bleiben – und wir sagen das, damit du weißt, dass nicht alles an derselben Stelle liegt:

• die Bereinigung der Sitzungstoken, die jede Nacht um 04:17 läuft und die einzige automatische Datenlöschung war, die schon vor diesem Dokument in Betrieb war;
• die Reduzierung der Rohdaten der Zahlungsereignisse und die Löschung der technischen Aufzeichnungen der Aufrufe beim SIM-Betreiber, die vom Aktivierungssystem ausgeführt werden;
• die Maskierung am Bildschirm der Nummer dessen, der anruft, ohne freigeschaltet zu sein, die kein Job ist: Sie erfolgt in dem Moment, in dem die Zeile angezeigt wird, von Anfang an;
• die Rotation der Systemprotokolle (14 und 60 Tage) und der Sicherungskopien (14 Tage), die Regeln des Betriebssystems und nicht der Verwaltungsoberfläche sind;
• die Löschung der geräteinternen Nummernliste, die auf dem Gerät und nicht auf unseren Servern ausgeführt wird.

9. Was geschieht, wenn du dein Konto löschst

Die Löschung des Kontos im eigenen persönlichen Bereich und die vollständige Löschung, die darauf folgt, sind seit dem Inkrafttreten dieser Version in Betrieb.

Du kannst dein Konto in deinem persönlichen Bereich löschen: in der Dashboard, im Profilmenü unter dem Punkt „Rechtliche Dokumente und deine Daten“, oder unter der Adresse https://app.bgates.it/profilo. Die Bestätigung erfolgt mit einem Code, der an deine E-Mail-Adresse gesendet wird. Wenn du möchtest, kannst du uns jederzeit darum bitten, indem du an info@bgates.it schreibst.

Wenn du das tust:

• löschen wir deine Stammdaten, dein persönliches Adressbuch, deine Benachrichtigungen, deine Benachrichtigungseinstellungen und deine Anmeldungen für Push-Benachrichtigungen;
• ersetzen wir deine Nummer in den Einladungen, die dich betreffen, durch ihre letzten drei Ziffern;
• heben wir die Freischaltung auf bei den freigeschalteten Nummern, die deiner Nummer entsprechen: Die endgültige Löschung erfolgt nach den 30 Tagen für den Abgleich der geräteinternen Nummernliste;
• anonymisieren wir deinen Namen und deine Nummer im Öffnungsprotokoll: Die Zeilen bleiben als Ereignisse, ohne dich;
• bewahren wir auf: die Buchhaltungs- und Steuerdaten für die 10 Jahre aus Art. 2220 des Codice civile, und die Aufzeichnungen der Zustimmungen für 10 Jahre ab dem Ende des Vertragsverhältnisses, weil sie der Nachweis dessen sind, was du angenommen hast;
• sperren wir deinen Benutzernamen dauerhaft: Er wird niemandem neu zugeteilt. Das ist keine Schikane, sondern eine Sicherheitsmaßnahme – ohne sie würde ein neues Konto mit demselben Namen die Sitzungen des vorherigen erben.

Deine Daten bleiben bis zu 14 Tage in den Sicherungskopien (Abschnitt 7).

Was bleibt, bleibt nicht verborgen: Es ist genau diese Liste, und die Bildschirmseite, die dich um Bestätigung bittet, muss dasselbe sagen. Wenn du am Bildschirm einen stärkeren Satz als diesen liest, melde ihn uns an info@bgates.it: Dann ist der Satz am Bildschirm falsch, nicht dieses Dokument.

10. Ende des Vertragsverhältnisses und Außerbetriebnahme des Geräts

Bei Beendigung des Abonnements wählt der Kunde zwischen Rückgabe und Löschung der in seinem Auftrag verarbeiteten Daten. Die Fristen dieser Wahl – 30 Tage, um sie mitzuteilen, 15 Tage, um den Export bereitzustellen, 30 Tage für die Löschung, 14 Tage für die Rotation der Sicherungskopien, 10 Tage für die schriftliche Bestätigung – stehen im Auftragsverarbeitungsvertrag (/dpa), Abschnitt „Ende des Vertragsverhältnisses“.

Wenn ein Gerät außer Betrieb genommen, weiterverkauft wird oder den Eigentümer wechselt, umfasst seine Außerbetriebnahme: das Zurücksetzen auf die Werkseinstellungen mit Überprüfung, dass die geräteinterne Nummernliste tatsächlich leer ist; die Löschung der etwa für den Support vom Gerät heruntergeladenen Dateien; die Sperrung der QR-Codes und der Aktivierungslinks; die Trennung der SIM; und eine schriftliche Dokumentation all dessen.

11. Eine Löschung vor Ablauf der Frist verlangen

Du kannst von uns verlangen, Daten vor dem in diesen Tabellen angegebenen Ablauf zu löschen. Schreib an info@bgates.it: Wir antworten dir innerhalb eines Monats.

Was wir tun können, und was nicht:

• wir können die Daten, für die wir Verantwortlicher sind, früher löschen, wenn wir keinen Grund mehr haben, sie aufzubewahren;
• wir können nicht die Buchhaltungs- und Steuerdaten vor Ablauf der zehn Jahre löschen: Das ist eine gesetzliche Pflicht und steht nicht in unserer Verfügung;
• wir können nicht allein über die Daten des Durchgangs entscheiden (Abschnitt 4), weil der Kunde Verantwortlicher ist: In diesem Fall leiten wir den Antrag unverzüglich an ihn weiter und sagen dir, dass wir es getan haben. Wenn du wissen musst, an wen er weitergeleitet wurde, frag uns;
• wir können nicht gezielt aus einer Sicherungskopie löschen: Wir warten die Rotation von 14 Tagen ab.

Du kannst außerdem der Verarbeitung widersprechen, die auf einem berechtigten Interesse beruht (Art. 21 DSGVO). Wenn du widersprichst, müssen wir aufhören, es sei denn, es bestehen zwingende schutzwürdige Gründe, die überwiegen: Die Prüfung nehmen wir im Einzelfall vor und schreiben dir, wie sie ausgegangen ist.

12. Eine Frist kann ausgesetzt werden, und wir sagen, wann

In drei Fällen bleibt ein Datum über die in den Tabellen angegebene Frist hinaus gespeichert. Es sind drei, es sind diese, und es gibt keine anderen:

1. eine gesetzliche Pflicht schreibt uns vor, es länger aufzubewahren;
2. ein laufender Rechtsstreit, gerichtlich oder außergerichtlich, betrifft genau dieses Datum: In diesem Fall bewahren wir es für die Dauer des Rechtsstreits und der Rechtsmittelfrist auf, und nicht länger;
3. ein Ersuchen einer Behörde verlangt von uns, es aufzubewahren: Wir prüfen es, dokumentieren es und bewahren nur das auf, was von uns verlangt wird.

Außerhalb dieser drei Fälle ist eine überschrittene Frist ein Datum, das nicht mehr hätte da sein dürfen.

13. Was die Dienstleister speichern, und wie lange

Einige Daten laufen über Dienstleister, die eigene Speicherdauern haben, über die nicht wir entscheiden. Wir schreiben sie hierher, weil sie zur ehrlichen Antwort auf die Frage „Wie lange bleiben meine Daten?“ gehören. Die vollständige Liste der Dienstleister, mit Rolle und Land, steht im Dokument Dienstleister (/fornitori).

14. Was noch keine Frist hat

Diesen Abschnitt gibt es, weil ein Dokument über die Speicherung, das seine eigenen Lücken verschwiege, das nutzloseste aller Dokumente wäre. Heute sind noch ohne geschriebene Regel:

• die vom Gerät für den Support heruntergeladenen Dateien, die auf dem Dienstserver abgelegt werden (Abschnitt 4, letzte Zeile): Die Frist beträgt 90 Tage, aber die automatische Löschung dieser Dateien ist noch nicht in Betrieb und erfolgt heute manuell beim Abschluss des Einsatzes;
• das eingehende Dienst-Postfach, das heute die empfangenen Nachrichten unbegrenzt speichert, einschließlich der von Dritten gesendeten unverlangten Nachrichten: Der Dienst liest sie, um sie zu bearbeiten, löscht sie aber nicht und markiert sie nicht einmal als gelesen. Auf Seiten des E-Mail-Dienstleisters gilt die in Abschnitt 13 angegebene Frist; auf unserer Seite gibt es noch keine Frist.
• das Protokoll der Sicherheitsalarme des Rechners, das heute keine Rotation hat. Es enthält aggregierte Zählungen und keine personenbezogenen Daten, wächst aber unbegrenzt und muss trotzdem geregelt werden;
• die Archive der internen Testumgebungen, die Beispieldaten enthalten.

Für jeden dieser Punkte wird die Regel in dieses Dokument geschrieben, und das Dokument erhält eine neue Version.

15. Änderungen dieser Richtlinie

Diese Richtlinie ändert sich, wenn sich eine Frist ändert oder wenn einer der Punkte aus Abschnitt 14 geschlossen wird. Jede Version hat eine Nummer und ein Datum des Inkrafttretens, am Ende der Seite.

Eine Klarstellung, die nur für dieses Dokument gilt: Eine längere Frist ist immer eine wesentliche Änderung und tritt nicht stillschweigend in Kraft. Eine kürzere Frist tritt sofort in Kraft, weil sie zu deinen Gunsten ist und es nichts zuzustimmen gibt.

Version 2026.10.20-1 – gültig ab 20. Oktober 2026. Wenn wir etwas Wesentliches ändern – einen neuen Zweck, einen neuen Dienstleister, eine längere Speicherdauer –, veröffentlichen wir hier die neue Version mit ihrem Datum, und wenn du ein Konto hast, teilen wir dir das per E-Mail mit. Diesem Dokument stimmst du nicht zu: Du liest es, und wir verlangen von dir keinen Haken. Redaktionelle Korrekturen ändern die Version nicht. Frühere Versionen erhältst du auf Anfrage unter info@bgates.it.