Condiciones específicas para clientes y administradores

Traducción de cortesía. En caso de discrepancia, prevalece el texto italiano.

Estas Condiciones se aplican a quien configura un Acceso: quien decide qué Números habilitados abren, en qué días y en qué franjas, quien aprueba las solicitudes que llegan de los QR, quien consulta y exporta el Registro de aperturas.

Quien hace estas cosas ejerce un poder sobre personas que, en la mayoría de los casos, no tienen ninguna relación con Business Gates S.r.l. y nunca la han elegido. Las reglas que siguen sirven para que ese poder sea lícito, trazable y reversible. No son recomendaciones: son obligaciones contractuales, y su incumplimiento tiene las consecuencias indicadas en el § 19.

Estas Condiciones se refieren al modelo GT PRO 4G y al Servicio vinculado. No se refieren a los modelos anteriores que funcionan solo con mensajes SMS, ni al canal Bluetooth.

1. A quién se dirigen

Cuando una misma persona desempeña varios papeles —por ejemplo, un Instalador que también es Cliente de un Aparato propio—, las obligaciones se suman y se aplican a cada Acceso según el papel con el que actúa en él.

Si el Cliente es una comunidad de propietarios, el Responsable es la comunidad como ente de gestión; el administrador de fincas firma en su representación e indica el nombre de la comunidad en los datos identificativos.

2. Cómo se sitúan estas Condiciones entre los demás documentos

Estas Condiciones se añaden a los Términos de uso y no los sustituyen. En caso de contradicción sobre lo que se refiere a la administración de un Acceso, prevalecen estas Condiciones.

Los documentos enumerados se incorporan por remisión y forman parte integrante de estas Condiciones. Un hecho que vale para varios documentos —por ejemplo, la duración del Registro de aperturas— se escribe en un solo documento y los demás remiten a él: así no divergen.

3. Papeles en el tratamiento de los datos personales

3.1 El Cliente es Responsable de lo que decide

El Cliente es Responsable del tratamiento (art. 4, punto 7, del RGPD (Reglamento (UE) 2016/679)) respecto de:

• qué Números habilitados pueden abrir su Acceso, con qué días, qué franjas y qué fecha de caducidad;
• el nombre que se asocia a cada número en la lista de Números habilitados;
• la aprobación o el rechazo de las solicitudes que llegan de los QR;
• el uso que hace del Registro de aperturas de su Acceso, incluida la exportación;
• la Agenda personal de su propia Cuenta, cuando la usa con fines profesionales.

La base jurídica de estos tratamientos es, por regla general, el interés legítimo del Cliente (art. 6, apdo. 1, letra f): proteger a las personas y los bienes que están al otro lado del Acceso y gestionar de forma ordenada quién entra. No es el consentimiento, y no podría serlo: el consentimiento es del interesado (art. 4, punto 11) y nadie puede prestarlo por cuenta de otro.

El Cliente que se acoge al interés legítimo debe poder demostrar la ponderación entre su propio interés y los derechos de las personas habilitadas. Con este fin BGates proporciona las directrices adjuntas al Acuerdo de tratamiento de datos; la valoración corresponde al Cliente.

3.2 BGates es Encargado de esos tratamientos

Para los tratamientos del § 3.1, Business Gates S.r.l. es Encargado del tratamiento con arreglo al art. 28 del Reglamento: conserva los números, los transmite al Aparato, entrega las Invitaciones y lleva el Registro de aperturas por cuenta del Cliente. Las instrucciones documentadas, las medidas de seguridad, los subencargados del tratamiento, la asistencia en materia de derechos de los interesados y las reglas de supresión al final de la relación están en el Anexo A (§ 22), que es el documento Acuerdo de tratamiento de datos (/dpa) en su versión vigente.

3.3 De qué es, en cambio, Responsable BGates

Fuera de una lista cerrada, BGates es Encargado. Dentro de esa lista es responsable del tratamiento independiente, con finalidades propias y responsabilidad propia. La lista figura íntegra en el Anexo A y comprende: la seguridad del Servicio y la prevención de abusos; los registros técnicos de la infraestructura; el diagnóstico de la red, incluida la posición del Aparato obtenida de la celda telefónica; la asistencia prestada por los Operadores de BGates; el cumplimiento de las obligaciones legales, contables y fiscales; la prueba técnica de la entrega de las Invitaciones; la mejora del Servicio con datos seudonimizados; el registro de acciones administrativas.

3.4 No hay corresponsabilidad

BGates y el Cliente no son corresponsables del tratamiento. BGates decide los fines y los medios de la Plataforma; el Cliente decide, dentro de la Plataforma, quién entra por su Acceso y cuándo. Son dos determinaciones separadas y sucesivas, no conjuntas, y falta la complementariedad necesaria que exigen las directrices 07/2020 del CEPD sobre los conceptos de responsable del tratamiento y encargado del tratamiento.

3.5 Distribuidores e Instaladores

El Distribuidor y el Instalador que introducen Números habilitados o crean Cuentas por cuenta de un Cliente tratan esos datos por cuenta del Cliente y asumen frente a él las obligaciones de estas Condiciones y del Anexo A. Respecto de los datos de sus propios clientes comerciales —datos identificativos, ofertas, asistencia propia— son responsables del tratamiento independientes y responden por sí mismos.

4. Licitud de la introducción de números de terceros

Es la obligación de la que dependen todas las demás.

4.1 El número es una llave. Cuando se habilita un número en un Acceso, quien llama desde ese número abre, sin ninguna otra comprobación. Además, el número se escribe dentro del Aparato, que se encuentra en las instalaciones del Cliente, y cada uso que se hace de él queda registrado.

4.2 Quien introduce el número declara y garantiza que:

1. tiene un título para dejar entrar a esa persona por ese Acceso (§ 6);
2. el número es el de la persona a la que pretende habilitar, y no el de otra;
3. ha informado a esa persona antes de la habilitación o, a más tardar, en el momento de la habilitación (§ 7);
4. esa persona está de acuerdo en recibir el mensaje de Invitación en el número indicado.

4.3 El punto 4 no es un consentimiento al tratamiento de los datos. El tratamiento no se basa en el consentimiento y el consentimiento no debe recabarse: la declaración sirve para una obligación distinta, de naturaleza contractual, que BGates tiene frente al proveedor del canal de mensajería, el cual solo admite el envío a quien ha facilitado su propio número y ha dado una autorización para ser contactado. Esa autorización solo puede existir en poder del Cliente, porque es a él a quien la persona ha dado el número.

4.4 Qué no se puede hacer. No se habilitan: números obtenidos de listados, listas o archivos ajenos; números de personas con las que no existe ninguna relación que justifique el acceso; números introducidos para averiguar a quién pertenecen o para saber si están activos. No se usa el Servicio para habilitar a una persona sin que lo sepa con el fin de vigilar sus desplazamientos.

4.5 Qué no se puede trasladar por contrato. El Servicio, hoy, permite habilitar un número sin comprobar a nombre de quién está. Esta es una característica del sistema, y de ella responde BGates con arreglo a los arts. 25 y 32 del Reglamento. Ninguna declaración del Cliente desplaza esa responsabilidad: las garantías del § 4.2 se refieren a la elección de la persona y a la información, no a la forma en que está diseñado el sistema.

Cómo funciona hoy la habilitación. La habilitación es inmediata: el número abre desde el momento en que se habilita, y la Invitación se envía al mismo tiempo. La apertura de la Invitación no es una condición de la habilitación, y la habilitación no caduca por sí sola si la Invitación no se abre nunca. Si el número no se usa nunca, el Cliente está obligado a revocarlo.

5. Exactitud y actualización de los datos

Quien administra un Acceso trata datos de personas que no controlan ni pueden corregir lo que sobre ellas está escrito en el Servicio. De ahí las obligaciones siguientes (art. 5, apdo. 1, letra d, del Reglamento).

1. Números correctos. El número se comprueba antes de guardarlo. Un número mal tecleado habilita a un desconocido y, en el Registro de aperturas, sus aperturas aparecen con el nombre de la persona a la que se quería habilitar.
2. Nombres verdaderos y sobrios. El nombre asociado al número sirve para reconocer a la persona, no para describirla. No se escriben en él valoraciones, calificaciones innecesarias, informaciones sobre la salud o sobre la vida privada: ese campo es visible para cualquiera que administre el Acceso y acaba en las líneas del Registro.
3. Franjas y fechas de caducidad reales. Los días, las franjas horarias y la fecha de caducidad se fijan según lo que realmente se necesita. Habilitar siete días a la semana sin límite de fecha, cuando el acceso se necesita en horario laboral, es un tratamiento excesivo.
4. Caducidad por defecto. Toda habilitación debería tener una fecha de fin. El operador telefónico puede reasignar un número de móvil a otra persona: si sigue habilitado, abre ella, y en el Registro aparecerá el nombre de alguien que ya no tiene nada que ver.
5. Reconfirmación periódica. Los números sin uso desde hace mucho tiempo deben revisarse y reconfirmarse o revocarse.
6. Rectificaciones. Cuando una persona habilitada pide que se corrija el nombre o el número que le corresponde, la rectificación la hace el Cliente: BGates no modifica esos campos en su lugar y se limita a transmitir la solicitud.

6. El título para administrar los accesos de ese Acceso

Quien configura un Acceso declara tener título para ello. El título no se presume: depende de la relación con el lugar.

6.1 Propietario o titular de un derecho

El Cliente declara ser propietario del Acceso y de la instalación, o bien tener, del propietario o del titular del derecho, un título idóneo para decidir quién accede a él. La declaración se realiza también en el momento de la activación del Aparato y vale durante toda la duración de la relación.

6.2 Comunidad de propietarios

Cuando el Acceso es de la comunidad de propietarios se aplican tres reglas adicionales:

1. decide la comunidad, en las formas previstas para los acuerdos de la comunidad; el administrador de fincas actúa en ejecución de esos acuerdos;
2. el Registro de aperturas no lo pueden consultar todos los vecinos de la comunidad. El acceso debe limitarse a quien administra, y no se convierte en una lista de las entradas de los vecinos a disposición de cualquiera que viva en el edificio;
3. la información debe darse también de forma colectiva, con un aviso colocado donde los vecinos de la comunidad lo lean, además de a cada una de las personas habilitadas.

6.3 Lugares de trabajo

Si el Acceso da paso a un lugar de trabajo, el Cliente lo declara y se obliga a lo siguiente.

• Información previa a los trabajadores. El art. 4, apartado 3, de la legge 20 maggio 1970, n. 300 (Statuto dei lavoratori, Estatuto de los Trabajadores italiano) (en la redacción dada por el art. 23 del d.lgs. 14 settembre 2015, n. 151) permite utilizar la información recogida para todos los fines relacionados con la relación laboral solo si se ha dado al trabajador información adecuada sobre la forma de uso de la herramienta y sobre la forma de realizar los controles, y respetando la normativa de protección de datos. La información es previa, escrita y comprensible.
• La exención del apartado 2 cubre la instalación, no el uso. El apartado 2 excluye del procedimiento de garantía las herramientas de registro de los accesos y de las presencias, pero no afecta al apartado 3.
• Y cubre la herramienta mientras siga siéndolo. Un sistema que registra quién abre y a qué hora, con conservación prolongada, exportación de los datos y cruce con las franjas horarias, puede ir más allá del registro de los accesos y entrar en el apartado 1 del art. 4, que exige el acuerdo con la representación sindical o, en su defecto, la autorización del Ispettorato territoriale del lavoro (Inspección de Trabajo italiana). El Cliente comprueba si en su caso es necesario ese procedimiento y, si lo es, lo lleva a cabo antes de usar el Registro de aperturas con fines relacionados con la relación laboral.
• Ningún uso disciplinario fuera de los presupuestos. El Registro de aperturas no se usa para imputar faltas disciplinarias fuera de los presupuestos legales, ni para reconstruir la presencia o la puntualidad de los trabajadores.
• Aviso en la entrada. Junto al Acceso debe colocarse un aviso legible que diga que los accesos se registran, quién es el Responsable y dónde se encuentra la información sobre protección de datos.

Una precisión que evita una alarma innecesaria. La posición del Aparato obtenida de la celda telefónica no es geolocalización de los trabajadores: el Aparato es fijo y ese dato sirve para el diagnóstico de la red. El Cliente puede pedir que se desactive escribiendo a info@bgates.it.

Así está diseñado, pero a 22 de septiembre de 2026 todavía no está en funcionamiento: un interruptor que desactive el registro nominativo de las aperturas en un solo Aparato, dejando solo el evento.

6.4 Hospitalidad y alquileres de corta duración

Quien usa el Servicio para dar acceso a huéspedes de pago —establecimientos de alojamiento, alquileres de corta duración, espacios cedidos en uso temporal— se obliga a:

1. habilitar el número del huésped solo durante el periodo de la estancia, con fecha de inicio y de fin;
2. revocar la habilitación a la salida, sin esperar a la caducidad automática;
3. informar al huésped antes de su llegada de que su número se convertirá en una llave y de que las aperturas se registran, entregándole el texto del § 7;
4. no usar el Registro de aperturas para reconstruir los hábitos, los horarios o la frecuencia de los huéspedes;
5. cumplir las obligaciones propias de la actividad de alojamiento o de alquiler que ejerce, que estas Condiciones no sustituyen.

7. Informar a las personas a las que se habilita

7.1 La obligación

Las personas cuyos números se habilitan no han dado ese número a BGates: se lo han dado, en su caso, al Cliente. Frente a ellas el Cliente es Responsable y debe facilitar la información prevista en el art. 14 del Reglamento, a más tardar en el momento de la primera comunicación dirigida al interesado (art. 14, apdo. 3, letra b) y, en todo caso, antes de que el número se comunique a otros destinatarios (letra c). En el Servicio, el número se comunica al Aparato y —cuando la Invitación viaja por WhatsApp— al proveedor del canal: la información no puede llegar después.

7.2 El texto lo proporciona BGates

El Cliente no tiene que escribir nada. BGates pone a disposición el documento Aviso para quien ha sido habilitado para abrir un acceso (/informativa-utilizzatori), que dice quién ha dado el número, quién decide, qué queda escrito cuando se abre, durante cuánto tiempo y cómo oponerse.

Ese texto se entrega de tres formas, automáticamente:

El Cliente que habilita a una persona sin hacerle llegar una Invitación —por ejemplo, escribiendo el número directamente en la Agenda interna del Aparato— debe entregarle el texto con sus propios medios, en el plazo de un mes desde la obtención del número (art. 14, apdo. 3, letra a). En ese caso BGates no conoce a esa persona y no puede informarla en su lugar.

7.3 La declaración «he informado a la persona»

Quien habilita el número de otra persona declara, en el momento en que lo guarda: «He informado a la persona y ha aceptado recibir el mensaje.» Es una declaración debida por contrato, sea cual sea la forma en que el Servicio la recoja.

Así está diseñado, pero a 22 de septiembre de 2026 todavía no está en funcionamiento: antes de guardar el número de otra persona, el Servicio mostrará un aviso y pedirá la declaración «He informado a la persona y ha aceptado recibir el mensaje», registrándola con la versión del documento, la identidad de quien la realiza, la fecha, la hora y la dirección IP, y generando una línea en el registro de acciones administrativas. Hasta esa fecha la declaración es una obligación contractual del Cliente y el Servicio no la recoge, y la garantía del § 18.1 sigue siendo debida por contrato.

Hay que entender tres cosas de esa declaración.

1. No es un consentimiento al tratamiento de los datos de la persona habilitada, y no se convierte en uno.
2. Es una declaración del Cliente a BGates: acredita que se ha cumplido una obligación suya y constituye prueba de esa declaración, no del cumplimiento.
3. No transfiere a BGates ninguna obligación ni libera de ninguna: en particular, no afecta a la responsabilidad de BGates por la forma en que está diseñado el sistema (§ 4.5).

Declarar algo falso en ese punto es un incumplimiento de estas Condiciones y da lugar a la garantía del § 18.

8. Uso correcto de los QR

8.1 Los dos QR de los que responde quien administra

El QR de activación impreso en la etiqueta del Aparato es un tercer objeto: sirve para poner en servicio el Aparato la primera vez, no habilita a nadie para abrir y no se trata aquí.

8.2 El reparto de las responsabilidades

BGates responde de la aleatoriedad, la revocabilidad, el uso único, el registro del uso y de lo que revela el código —y, cuando se declara una caducidad, de que se respete—. El Cliente responde de dónde se expone el QR, de a quién se entrega y del tiempo que deja pasar antes de revocarlo.

8.3 Las obligaciones de quien administra

1. Un QR colocado a la vista es público por su propio destino. Se fotografía, se reenvía, se imprime. Ninguna medida técnica lo impide y estas Condiciones no prometen lo contrario: una copia fotografiada vale lo mismo que el original.
2. El QR permanente se coloca donde tiene sentido: junto al Acceso que se administra, no en lugares desde los que el código llega a personas que no tienen nada que ver con ese acceso.
3. Los QR de un solo uso se entregan a una persona determinada: no se colocan a la vista, no se difunden y no se reenvían a grupos. Un QR de un solo uso no tiene una caducidad temporal: vale para un solo escaneo, y sigue siendo válido hasta que se usa o hasta que se revoca. Por eso, si la persona no lo usa, el QR debe revocarse.
4. Se revocan en cuanto desaparece el motivo por el que se generaron, desde el área propia, sin pasar por la asistencia.
5. Las solicitudes que llegan del QR deben examinarse una por una. El número indicado es autodeclarado y no comprobado: una persona puede indicar el número de otra. Aprobar una solicitud significa entregar una llave del Acceso a quien ha rellenado un formulario.
6. Quien imprime folletos o pases saca una copia fuera del Servicio: el material impreso debe custodiarse y destruirse cuando ya no sirva. Así está diseñado: cada impresión dejará constancia en el registro de acciones administrativas.
7. La dirección IP de quien rellena el formulario la registra BGates para defender un formulario público de los abusos, y se suprime junto con la solicitud. Respecto de ese dato, BGates es responsable del tratamiento independiente; el Cliente no lo ve y no dispone de él.

A 22 de septiembre de 2026 la generación de los QR de un Acceso está reservada a los Operadores de BGates: el Cliente la solicita a la asistencia. La revocación, en cambio, ya está en su área.

9. Gestión y revocación sin demora

Cuando una persona ya no debe entrar, su número se revoca el mismo día. Es la obligación más importante de estas Condiciones, y se aplica en todos los casos en que termina la relación que justificaba el acceso: un colaborador que deja la empresa, un inquilino que se marcha, un vecino de la comunidad que vende, un huésped que se va, un proveedor cuyo contrato vence.

En particular:

1. la revocación es un gesto del Cliente, disponible en su área, y no requiere la intervención de la asistencia;
2. el robo o el extravío de un teléfono habilitado debe gestionarse con una revocación inmediata, en cuanto se tenga noticia de ello;
3. la revocación tiene efecto también en el Aparato: el número se quita de la Agenda interna del Aparato. Hasta que el Aparato no ha recibido la revocación, la línea permanece en el Servicio para permitir la conciliación; el plazo en el que después se suprime el dato está en la Política de conservación;
4. la revocación debe comprobarse. Después de la revocación, el Cliente comprueba que el número ya no aparece entre los Números habilitados del Aparato, y comunica a info@bgates.it cualquier discrepancia;
5. en caso de retirada del servicio, reventa o cambio de propietario del Aparato se sigue el procedimiento descrito en las Normas de seguridad de la cuenta: borrado de la configuración y de la Agenda interna del Aparato, comprobación de que la Agenda interna está vacía y solicitud de supresión del historial.

10. Credenciales

1. La Cuenta es personal y no puede cederse. No se comparten credenciales, ni siquiera dentro de la misma empresa o de la misma comunidad de propietarios: quien las comparte hace imposible atribuir las aperturas a quien las ha hecho.
2. Una persona, una Cuenta. Quien tiene varios colaboradores que deben administrar un Acceso pide una Cuenta para cada uno.
3. Quien crea la Cuenta de otra persona debe haberla informado: la información sobre protección de datos se adjunta al mensaje de invitación.
4. Las Cuentas de quienes ya no trabajan para el Cliente deben desactivarse en el mismo momento en que cesa la relación.
5. Las credenciales no se escriben en los campos descriptivos, en las notas ni en los mensajes de asistencia.
6. Los compromisos de seguridad y las sospechas se comunican sin demora a info@bgates.it, indicando «sicurezza» en el asunto.

Así está diseñado, pero a 22 de septiembre de 2026 todavía no está en funcionamiento: la autenticación multifactor y el bloqueo de la Cuenta después de un número determinado de intentos fallidos. Mientras no estén en funcionamiento, estas Condiciones no afirman que el acceso al Servicio esté protegido por un segundo factor.

11. Configuración del Aparato y contraseña de fábrica

1. La contraseña del Aparato debe cambiarse en la entrega. El Aparato sale de fábrica con una contraseña numérica predefinida, que es la misma para todos y que es conocida. Cualquiera que la conozca y llegue al Aparato puede leer y modificar su configuración y su Agenda interna. El cambio es un paso obligatorio para superar la prueba de puesta en servicio y es obligación del Cliente o del Instalador que entrega la instalación.
2. La nueva contraseña no se comparte y no se deja en los documentos de entrega.
3. La configuración se comprueba después de cada modificación. Los ajustes de días, franjas, duración del impulso y modo de funcionamiento deben revisarse después de cada intervención, incluidas las realizadas por el Distribuidor o el Instalador.
4. Los ajustes predefinidos no son una elección. Cuando el Servicio propone un valor predefinido —por ejemplo, la habilitación para todos los días de la semana— está proponiendo, no decidiendo: la elección, y la responsabilidad de la elección, siguen siendo de quien configura.
5. La descarga de los registros del Aparato y la lectura de la Agenda interna son operaciones que extraen datos personales: se realizan solo cuando son necesarias y dejan constancia.

Así está diseñado, pero a 22 de septiembre de 2026 todavía no está en funcionamiento: la obligación de cambiar la contraseña en el primer encendido impuesta por el propio Aparato, y la eliminación de la contraseña predefinida de la portada del manual.

12. Instalación, seguridad del Acceso y límites del Servicio

BGates no diseña, no fabrica y no instala la automatización del Acceso. La conformidad de la automatización y de sus dispositivos de seguridad corresponde a quien la fabrica y a quien la instala. El Servicio BGates envía un impulso de mando: no sustituye a los dispositivos de seguridad de la automatización ni comprueba su funcionamiento.

En consecuencia:

1. la adecuación de la automatización a la normativa corresponde al Instalador y al fabricante del Acceso, a los que se aplican las normas técnicas sobre cancelas y puertas motorizadas —en particular la EN 12453 sobre la seguridad de utilización de las puertas motorizadas y la EN 13241— y, a partir del 20 de enero de 2027, el Reglamento (UE) 2023/1230 relativo a las máquinas;
2. el Cliente mantiene en buen estado de funcionamiento la automatización, los dispositivos de seguridad y el mantenimiento periódico, o los confía a quien tenga el contrato correspondiente;
3. el mando a distancia no se usa cuando el Acceso no está a la vista, si la automatización no dispone de los dispositivos que hacen segura la maniobra sin la presencia de quien la acciona;
4. quien instala declara al Cliente lo que ha instalado y lo que no ha instalado, en particular la ausencia de sistemas de alimentación ininterrumpida o de dispositivos de seguridad que el Cliente podría dar por presentes.

13. Acceso alternativo de emergencia

El Servicio no es un sistema de seguridad ni un sistema de emergencia. La apertura a distancia requiere cobertura de la red móvil, el funcionamiento de la SIM y la alimentación eléctrica de la instalación: ninguno de estos tres elementos está siempre disponible.

Quien administra un Acceso mantiene un medio alternativo para abrirlo —una llave, un mando a distancia, un desbloqueo manual— y se asegura de que esté al alcance de quien lo necesite. Esto no es una exoneración de responsabilidad: es la descripción de lo que el Servicio hace y de lo que no hace.

Si el Servicio se suspende con arreglo al § 19, el Acceso sigue pudiendo abrirse con los medios físicos del Cliente: la suspensión afecta al mando a distancia, no al acceso al lugar.

14. Responsabilidad por los Usuarios habilitados

Quien habilita a una persona responde frente a BGates de las consecuencias de esa elección, y en particular:

1. del uso que esa persona hace de la apertura que se le ha concedido;
2. de la falta de revocación cuando ha terminado la relación que la justificaba;
3. de las habilitaciones concedidas a personas que no tienen título para acceder al lugar;
4. de las instrucciones dadas a sus propios colaboradores, a los Distribuidores y a los Instaladores que actúan sobre el Acceso por su cuenta, que responden ante él.

El Cliente informa a las personas habilitadas de las normas de uso que les afectan, contenidas en las Normas de uso permitido y en las Normas de seguridad de la cuenta.

Queda a salvo que cada parte responde de sus propios actos: el Cliente no responde de lo que depende del diseño, de la gestión o de la seguridad de la Plataforma, que siguen correspondiendo a BGates.

15. Registro de aperturas: cuánto tiempo se conserva, y qué implica exportarlo

Cuánto tiempo se conserva. El Registro de aperturas puede consultarse con nombre y número durante 12 meses desde el evento. Después, se quita el nombre y del número quedan solo las tres últimas cifras: queda el evento, no queda la persona. La línea técnica así reducida se suprime a los 24 meses. El número de quien llama sin estar habilitado se enmascara desde el primer momento en pantalla y se suprime en su forma completa a los 30 días. Son los mismos plazos de la Política de conservación (/conservazione), que es la fuente única: el Cliente puede pedir para su Acceso plazos más breves, no más largos.

Exportación. El Servicio permite exportar el Registro de aperturas a un archivo.

1. El archivo contiene quién ha abierto y cuándo. Exportarlo significa sacar datos personales fuera del Servicio y fuera de las medidas de seguridad que el Servicio aplica.
2. Desde ese momento responde quien lo ha exportado: de la custodia del archivo, de dónde se guarda, de a quién se envía, de cuánto tiempo se conserva y de su supresión cuando ya no sirva.
3. La exportación se hace con una finalidad determinada —una impugnación, una comprobación, una solicitud de una autoridad— y no como copia de conveniencia.
4. El archivo no se reenvía a quien no tiene título para verlo. En la comunidad de propietarios, en particular, una lista de quién ha entrado y cuándo no se cuelga en el tablón, no se adjunta a las actas y no se distribuye a los vecinos de la comunidad.
5. La exportación deja constancia en el registro de acciones administrativas: quién la ha hecho, cuándo y sobre qué Aparato.
6. Los plazos de conservación del Registro dentro del Servicio no se aplican a la copia exportada. Suprimir los datos en el Servicio no suprime el archivo: ese lo suprime quien lo tiene.

Así está diseñado, pero a 22 de septiembre de 2026 todavía no está en funcionamiento: el registro de la exportación en el servidor. Hoy el archivo lo compone el programa que se ejecuta en el navegador y la operación no deja constancia.

16. Obligaciones adicionales de Distribuidores e Instaladores

Además de lo anterior, el Distribuidor y el Instalador:

1. actúan solo sobre los Accesos para los que han recibido un encargo del Cliente y solo dentro de los límites de ese encargo;
2. no usan con fines propios los datos de los Clientes y de las personas habilitadas a los que acceden en el ejercicio del encargo, incluidos los números de la Agenda interna del Aparato y el Registro de aperturas;
3. entregan al Cliente, al final de la instalación: la contraseña del Aparato modificada, la lista de los números habilitados introducidos, la indicación de lo que se ha instalado y de lo que no, y el texto del aviso que debe entregarse a las personas habilitadas;
4. informan a las personas cuyos números introducen, o se aseguran de que lo haya hecho el Cliente, y responden de ello frente a BGates;
5. no conservan credenciales de los Clientes y no usan la Cuenta de un Cliente para actuar en su lugar;
6. comunican al Cliente y a BGates cualquier configuración que parezca excesiva o no deseada, en particular las habilitaciones sin fecha de caducidad;
7. cuando tratan los datos de sus propios clientes comerciales con fines propios, actúan como responsables del tratamiento independientes y les facilitan su propia información sobre protección de datos.

17. Qué hace BGates

Para que las obligaciones de quien administra sean exigibles, BGates se obliga a:

1. hacer posible la revocación con un solo gesto, desde el área propia, sin pasar por la asistencia;
2. mostrar a quien administra quién ha usado qué QR y cuándo, y qué números están habilitados en cada Aparato;
3. proporcionar y mantener actualizado el texto del aviso que debe entregarse a las personas habilitadas, y hacerlo llegar automáticamente de las tres formas del § 7.2;
4. entregar al Cliente una copia de los datos que le conciernen, también a la extinción de la relación, en un plazo de 15 días desde la solicitud —el mismo plazo del Anexo A y de la Política de conservación—, salvo los datos que BGates deba conservar por obligaciones legales;
5. registrar las acciones de sus propios Operadores sobre los datos de los Clientes —entre ellas la lectura de las agendas, la descarga de los registros del Aparato, la exportación del Registro de aperturas, la impresión de los QR y la lectura de la correspondencia de asistencia— y conservar la constancia durante 24 meses;
6. designar por escrito a los Operadores que pueden acceder a esos datos, con arreglo al art. 2-quaterdecies del Codice privacy, con la lista detallada de las operaciones permitidas;
7. asistir al Cliente en las solicitudes de las personas habilitadas y en las notificaciones de violaciones, en la forma prevista en el Anexo A;
8. avisar al Cliente de los cambios que le afectan, en la forma prevista en el § 20.

Estas obligaciones no atribuyen a BGates el poder de decidir quién accede a un Acceso: esa decisión sigue siendo del Cliente, siempre.

18. Garantías e indemnidad

18.1 Qué garantiza el Cliente

El Cliente, y cualquiera que administre un Acceso, garantiza a BGates:

1. que tiene título para administrar los accesos de ese Acceso (§ 6);
2. que ha informado a las personas cuyos números introduce, en la forma prevista en el § 7;
3. que esas personas están de acuerdo en recibir el mensaje de Invitación en el número indicado (§ 4.2, punto 4);
4. que cumple las normas aplicables a su propio contexto, en particular las relativas a la comunidad de propietarios, al trabajo y a la actividad de alojamiento o de alquiler;
5. que los datos que introduce son exactos y están actualizados.

18.2 La indemnidad, y sus límites

El Cliente mantiene indemne a BGates frente a las reclamaciones presentadas por terceros que deriven, de forma directa e inmediata, del incumplimiento de las garantías del § 18.1, y en particular frente a las reclamaciones de la persona cuyo número ha sido habilitado por el mero hecho de no haber sido informada.

La indemnidad tiene límites precisos, que se aplican aunque las partes quisieran pactar otra cosa:

1. no cubre los ilícitos de BGates en materia de protección de datos personales. La protección de los datos personales es materia de orden público y el art. 1229, apartado 2, del codice civile (Código Civil italiano) declara nulo todo pacto que limite anticipadamente la responsabilidad por el incumplimiento de las obligaciones que de ella derivan;
2. no cubre las consecuencias de defectos de diseño de la Plataforma, incluida la falta de comprobación de a nombre de quién están los números (§ 4.5);
3. no cubre el dolo ni la culpa grave de BGates (art. 1229, apartado 1, del codice civile);
4. no se aplica en la parte en que la reclamación derive de un hecho de BGates o de uno de sus proveedores;
5. no afecta a las responsabilidades que cada parte tiene directamente frente a las personas interesadas y frente a las autoridades de control, que siguen reguladas por la ley.

Cada parte informa a la otra sin demora de la reclamación recibida, coopera en la defensa y no pone fin al litigio de forma que perjudique a la otra sin su acuerdo por escrito.

18.3 Limitaciones de responsabilidad

Las limitaciones de responsabilidad de BGates, su alcance y los casos en que la ley no permite ninguna —dolo, culpa grave, daños a las personas, normas imperativas, responsabilidad por productos defectuosos, derechos imperativos del consumidor— están en el documento Limitaciones de responsabilidad (/responsabilita). Aquí no se repiten y nada de lo anterior las amplía.

19. Incumplimientos, suspensión y resolución

1. Comunicación y plazo. Cuando BGates detecta un incumplimiento de estas Condiciones, lo comunica por escrito y concede un plazo para subsanarlo, no inferior a 15 días, salvo en los casos del punto 3.
2. Proporcionalidad. La reacción es proporcionada al incumplimiento: una configuración excesiva se corrige, no justifica la desactivación de un Acceso.
3. Suspensión inmediata. BGates puede suspender el Servicio sin preaviso solo cuando la continuación expondría a personas a un riesgo concreto o infringiría la ley: habilitaciones obtenidas con declaraciones falsas sobre el título para administrar el Acceso, uso del Registro de aperturas para vigilar a personas, compromiso de la seguridad de la Cuenta, orden de una autoridad.
4. Lo que la suspensión no hace. La comunicación de suspensión indica el motivo y lo que hace falta para que cese, y recuerda que el Acceso sigue pudiendo abrirse con los medios físicos del Cliente (§ 13).
5. Resolución. La persistencia del incumplimiento después del plazo del punto 1 permite a BGates resolver la relación. Quedan a salvo el derecho del Cliente a obtener una copia de sus datos (§ 17, punto 4) y las obligaciones de supresión del Anexo A.
6. Frente al Cliente consumidor, la suspensión requiere siempre el preaviso del punto 1, salvo en el caso del punto 3, y no priva al consumidor de los derechos que la ley le reconoce con carácter imperativo.
7. Desistimiento unilateral de BGates de las relaciones de duración indefinida con Clientes profesionales: con un preaviso de 30 días, simétrico al reconocido a la otra parte.

20. Duración, modificaciones, ley aplicable y fuero

1. Duración. Estas Condiciones se aplican mientras el Cliente administre al menos un Acceso a través del Servicio. Las obligaciones que por su naturaleza subsisten —confidencialidad, garantías, indemnidad, obligaciones del Anexo A sobre la devolución y la supresión de los datos— siguen siendo eficaces después de la extinción.
2. Modificaciones. Las modificaciones se comunican en la forma indicada al final de este documento. Cuando la modificación afecta negativamente al uso del Servicio, el Cliente consumidor puede resolver unilateralmente el contrato sin coste en un plazo de 30 días desde la comunicación.
3. Ley aplicable. Ley italiana. Frente al Cliente consumidor quedan a salvo las disposiciones imperativas y más favorables de la ley del país en el que reside.
4. Fuero. Para los litigios con Clientes profesionales, fuero exclusivo de Milán, sujeto a la aprobación específica del § 21. Para los litigios con el Cliente consumidor es competente el juez del lugar de residencia o domicilio elegido del consumidor, y una cláusula de fuero distinta no es vinculante (arts. 33 y 36 del Codice del consumo (Código de Consumo italiano, D.lgs. 206/2005)).

21. Cláusulas que requieren aprobación específica

Algunas cláusulas de estas Condiciones figuran entre las que el art. 1341, apartado 2, del codice civile considera eficaces solo si se aprueban específicamente por escrito:

Cómo se recoge la aprobación. Frente a los Clientes profesionales, los Distribuidores y los Instaladores, la aprobación específica se recoge con una casilla distinta de aquella con la que se aceptan estas Condiciones —«Apruebo expresamente las cláusulas…», con la lista anterior—, en la pantalla de aceptación de la dashboard y de la app. Las dos casillas están separadas y ninguna está premarcada. Del proceso se conservan: el documento y su versión, la lista de las cláusulas aprobadas, la fecha y la hora, la dirección IP y el navegador utilizado.

Frente al Cliente consumidor estas cláusulas no se aplican en la parte en que la ley las considera abusivas, y la aprobación específica no las haría válidas: la tabla anterior vale solo para los Clientes profesionales.

22. Anexo A — Acuerdo de tratamiento de datos

El Anexo A de estas Condiciones es el documento «Acuerdo de tratamiento de datos» (`/dpa`), en la versión vigente en la fecha de aceptación. Al aceptar estas Condiciones, el Cliente acepta íntegramente ese Acuerdo, que vale como contrato entre Responsable y Encargado del tratamiento con arreglo al art. 28, apdo. 3, del Reglamento (UE) 2016/679. En caso de contradicción entre estas Condiciones y el Anexo A sobre lo que se refiere al tratamiento de los datos personales, prevalece el Anexo A.

El Acuerdo regula, de forma íntegra:

La lista de proveedores (/fornitori), con el papel, el país y la base de la transferencia fuera del Espacio Económico Europeo (EEE) de cada uno, forma parte del Acuerdo por remisión. Los proveedores que hoy tratan datos por cuenta de BGates en el ámbito de estas Condiciones comprenden, entre otros, netcup GmbH (Alemania, alojamiento), Meta Platforms Ireland Ltd (Irlanda, con transferencias posteriores a Estados Unidos, entrega de las Invitaciones por WhatsApp), Commify Italia S.r.l., marca Skebby (Italia, SMS de respaldo), Aruba S.p.A. (Italia, correo electrónico), Stripe Payments Europe, Limited (Irlanda y Estados Unidos, pagos) y Vodafone (conectividad de las SIM).

El Acuerdo de tratamiento de datos vigente en la fecha de aceptación puede consultarse en /dpa y lleva la misma versión que estas Condiciones: en la fecha de hoy, 2026.09.22-1. Cuando cambia el Acuerdo cambia también la versión de estas Condiciones, y la aceptación se vuelve a pedir en los casos indicados a continuación.

Si cambiamos estas Condiciones

Las Condiciones cambian cuando cambia el Servicio, cuando cambia una obligación legal o cuando corregimos algo que no estaba bien escrito. Cada versión tiene un número y una fecha de entrada en vigor, aquí abajo. Cuando la modificación es sustancial la comunicamos por email a quien tiene una Cuenta y pedimos una nueva aceptación la primera vez que entra; cuando corregimos una coma, no. Las cláusulas del § 21 que llegaran a cambiar requieren una nueva aprobación específica.

Versión 2026.09.22-1 — en vigor desde el 22 de septiembre de 2026. Cuando cambiemos algo sustancial —una finalidad nueva, un proveedor nuevo, un plazo de conservación más largo, una cláusula que te afecta— te lo comunicaremos por email y te pediremos que aceptes la nueva versión la primera vez que entres. Las correcciones de forma no cambian la versión. Las versiones anteriores siguen disponibles a petición en info@bgates.it.