Política de conservación de los datos

Traducción de cortesía. En caso de discrepancia, prevalece el texto italiano.

Este es el documento en el que residen todos los plazos de conservación del Servicio BGates. Los demás documentos —la Información sobre protección de datos, el Aviso para quien ha sido habilitado para abrir un acceso, el Acuerdo de tratamiento de datos, las Condiciones— remiten a él y recogen algunos de ellos para facilitar la lectura. Si otro documento llegara a indicar una cifra distinta de la que figura aquí, prevalece la que figura aquí.

No usamos, en ningún punto, la fórmula «durante el tiempo necesario». Donde hay un plazo hay una cifra, y junto a la cifra está el motivo.

Responsable del tratamiento: Business Gates S.r.l., Via Ripamonti 44, 20141 Milano, P. IVA 05759280968. Para cualquier solicitud sobre este documento: info@bgates.it.

1. Cómo se lee este documento

Las tablas tienen siempre las mismas seis columnas.

• Categoría — de qué dato se trata, con el nombre que usamos en todos los documentos.
• Por qué lo conservamos — la finalidad. No es una lista de buenas intenciones: es lo que justifica el plazo de la columna de al lado.
• Durante cuánto tiempo — la cifra.
• Por qué precisamente ese tiempo — la justificación de la cifra. Un plazo sin motivo es un plazo que no se puede defender.
• Qué ocurre después — la modalidad: supresión, anonimización o enmascaramiento. Son tres cosas distintas y en este documento nunca se confunden (sección 2).
• Dónde está la regla técnica — el punto del Servicio que ejecuta materialmente la regla. Casi todas las reglas las ejecuta un proceso nocturno (sección 8); algunas las ejecuta la rotación de los registros del sistema; una la ejecuta el restablecimiento de fábrica del Aparato.

Las tablas están divididas en dos, porque no todos los datos son nuestros: en la sección 4 están los datos del Acceso, de los que el Cliente es responsable del tratamiento y nosotros somos encargados por su cuenta; en la sección 5, aquellos de los que somos responsables nosotros. La distinción no es formal: cambia quién puede decidir un plazo más breve y a quién deben dirigirse las solicitudes.

2. Las tres palabras que usamos, y que nunca confundimos

Supresión. La línea o el campo desaparecen de los sistemas activos. Permanecen durante el tiempo de la rotación en las copias de seguridad (sección 7), y después desaparecen también de allí.

Anonimización. La línea permanece, pero pierde los datos que permiten identificar a una persona: se quita el nombre y del número de teléfono quedan solo las tres últimas cifras. Lo que queda es un evento —«a las 18:42 del 3 de marzo alguien abrió»— que ya no es un dato personal y que no se puede revertir.

Enmascaramiento. El dato sigue en nuestros archivos, pero en pantalla solo se ven sus tres últimas cifras. Es una medida que protege de quien mira, no de quien tiene acceso a la base de datos: por eso, donde hay un enmascaramiento, hay siempre también un plazo de supresión o de anonimización al lado. El enmascaramiento por sí solo no es una política de conservación.

Cuando en este documento se lee «línea técnica» se entiende el evento sin nombre ni número, es decir, lo que queda después de la anonimización.

3. Dos cosas que valen para todas las tablas

Ningún plazo depende de un consentimiento. No te pedimos permiso para conservar los datos, y no te lo pedimos porque el consentimiento no es la base jurídica de estos tratamientos: lo son el contrato, una obligación legal o un interés legítimo, y están indicados uno por uno en la Información sobre protección de datos (/privacy). En consecuencia, no existe una casilla que marcar para alargar un plazo, ni una casilla que desmarcar para acortarlo: para pedir una supresión anticipada está la sección 11.

Los plazos se aplican también mientras la relación está en curso. No son un efecto de la extinción. El Registro de aperturas de un Acceso activo se anonimiza a los 12 meses exactamente igual que el de un Acceso retirado del servicio.

4. Los datos del Acceso: el Cliente decide, nosotros los conservamos por él

De estos datos el Cliente es responsable del tratamiento y BGates es encargado del tratamiento con arreglo al art. 28 RGPD (Reglamento (UE) 2016/679). El Cliente puede pedirnos plazos más breves para su Acceso; no puede pedirnos plazos más largos que los declarados aquí.

5. Los datos de los que somos responsables nosotros

6. Qué significa que los plazos se aplican desde hoy

Estos plazos se aplican desde esta versión del documento, y desde esa misma fecha están en funcionamiento las supresiones automáticas que los ejecutan: el proceso nocturno de la sección 8, la limpieza de los tokens de sesión, la rotación de los registros y de las copias de seguridad.

Hay que decirlo con precisión, porque la diferencia entre una regla escrita y una regla en funcionamiento es exactamente lo que importa: antes de esta versión el Servicio conservaba los datos de la aplicación sin un plazo declarado. No es un matiz, y es la razón por la que existe este documento. Los datos ya presentes en la fecha de entrada en vigor siguen los mismos plazos, calculados desde el momento en que se recogieron.

La única regla de este documento que todavía no está en funcionamiento es la supresión de los archivos que el Aparato carga en el servidor de mantenimiento: está escrita en la sección 14 y en ningún otro lugar.

7. Las copias de seguridad

Cada noche hacemos una copia de las bases de datos y de los archivos de configuración. La copia está cifrada con GPG AES-256, va acompañada de un código de control que verifica su integridad, y se conserva en una carpeta que solo puede leer el usuario del sistema que la genera. La conservación es de 14 días, por rotación automática.

Qué significa para ti: cuando un dato se suprime de los sistemas activos, puede permanecer en las copias de seguridad hasta 14 días, y después desaparece también de allí. No restauramos una copia para recuperar un dato suprimido a petición de alguien.

Dos hechos que contamos porque son ciertos, no porque nos convengan:

• las copias se encuentran en la misma máquina que presta el Servicio. Hoy no existe una copia externa: la pérdida de la máquina supondría también la pérdida de las copias. Es una medida decidida y todavía no en funcionamiento, y está registrada como tal en nuestra evaluación de impacto;
• las copias no incluyen los adjuntos ni los mensajes de voz de la correspondencia de asistencia, ni los archivos de los entornos de prueba internos.

8. Dónde está la regla técnica: el proceso nocturno

Casi todas las reglas de las tablas las ejecuta un único proceso nocturno del sistema de gestión, que arranca cada noche a las 04:40 y escribe, en cada ejecución, una línea con el recuento de lo que ha anonimizado y suprimido. Cada plazo es una clave de configuración, expresada en días, y solo puede acortarse: alargarla más allá del valor declarado en este documento significaría convertir el documento en falso.

Quedan fuera de este proceso, y lo decimos para que sepas que no todo está en el mismo lugar:

• la limpieza de los tokens de sesión, que se ejecuta cada noche a las 04:17 y era la única supresión automática de datos ya en funcionamiento antes de este documento;
• la reducción de los datos brutos de los eventos de pago y la supresión de los registros técnicos de las llamadas al operador de la SIM, que ejecuta el sistema de activación;
• el enmascaramiento en pantalla del número de quien llama sin estar habilitado, que no es un proceso: se produce en el momento en que se muestra la línea, desde el primer momento;
• la rotación de los registros del sistema (14 y 60 días) y de las copias de seguridad (14 días), que son reglas del sistema operativo y no del sistema de gestión;
• la supresión de la Agenda interna del Aparato, que se ejecuta en el Aparato y no en nuestros servidores.

9. Qué ocurre cuando eliminas tu Cuenta

La eliminación de la Cuenta desde la propia Área reservada, y la supresión íntegra que la sigue, están en funcionamiento desde la fecha de entrada en vigor de esta versión.

Puedes eliminar tu Cuenta desde tu Área reservada: en la dashboard, desde el menú del perfil en la opción «Documentos legales y tus datos», o en la dirección https://app.bgates.it/profilo. La confirmación se realiza con un código enviado a tu dirección de email. Si lo prefieres, siempre puedes pedírnoslo escribiendo a info@bgates.it.

Cuando lo haces:

• suprimimos tus datos identificativos, tu Agenda personal, tus notificaciones, tus preferencias de notificación y tus suscripciones a las notificaciones push;
• sustituimos tu número por sus tres últimas cifras en las Invitaciones que te afectan;
• revocamos los Números habilitados que corresponden a tu número: la supresión definitiva se produce después de los 30 días de realineación de la Agenda interna del Aparato;
• anonimizamos tu nombre y tu número en el Registro de aperturas: las líneas quedan como eventos, sin ti;
• conservamos los datos contables y fiscales durante los 10 años del art. 2220 del Codice civile, y los registros de las aceptaciones durante 10 años desde el fin de la relación, porque son la prueba de lo que has aceptado;
• inutilizamos tu nombre de usuario: no se reasigna a nadie. No es un capricho, es una medida de seguridad —sin ella, una Cuenta nueva con el mismo nombre heredaría las sesiones de la anterior.

Tus copias permanecen en las copias de seguridad hasta 14 días (sección 7).

Lo que queda no queda oculto: es exactamente esta lista, y la pantalla que te pide confirmación debe decir lo mismo. Si lees en pantalla una frase más tajante que esta, avísanos en info@bgates.it: la que está equivocada es la frase en pantalla, no este documento.

10. Fin de la relación y retirada del servicio del Aparato

A la extinción de la Suscripción, el Cliente elige entre la devolución y la supresión de los datos tratados por su cuenta. Los plazos de esa elección —30 días para comunicarla, 15 días para poner a disposición la exportación, 30 días para la supresión, 14 días para la rotación de las copias de seguridad, 10 días para la certificación por escrito— están en el Acuerdo de tratamiento de datos (/dpa), sección «Fin de la relación».

Cuando un Aparato se retira del servicio, se revende o cambia de propietario, su retirada del servicio comprende: el restablecimiento de fábrica con comprobación de que la Agenda interna del Aparato está efectivamente vacía; la supresión de los archivos eventualmente descargados del Aparato para asistencia; la revocación de los QR y de los enlaces de activación; la desvinculación de la SIM; y una constancia escrita de todo ello.

11. Pedir una supresión antes del plazo

Puedes pedirnos que suprimamos datos antes del vencimiento indicado en estas tablas. Escribe a info@bgates.it: te respondemos en el plazo de un mes.

Qué podemos hacer, y qué no:

• podemos suprimir antes los datos de los que somos responsables, cuando ya no tenemos una razón para conservarlos;
• no podemos suprimir los datos contables y fiscales antes de los diez años: es una obligación legal y no está a nuestra disposición;
• no podemos decidir por nuestra cuenta sobre los datos del Acceso (sección 4), porque el responsable es el Cliente: en ese caso le remitimos la solicitud sin demora y te decimos que lo hemos hecho. Si necesitas saber a quién se ha remitido, pregúntanoslo;
• no podemos suprimir selectivamente de una copia de seguridad: esperamos a la rotación de los 14 días.

También puedes oponerte al tratamiento basado en un interés legítimo (art. 21 RGPD). Si te opones, debemos dejar de tratarlos salvo que existan motivos legítimos imperiosos que prevalezcan: la comprobación la hacemos caso por caso y te escribimos para decirte el resultado.

12. Un plazo puede quedar suspendido, y decimos cuándo

En tres casos un dato permanece más allá del plazo indicado en las tablas. Son tres, son estos, y no hay otros:

1. una obligación legal nos impone conservarlo durante más tiempo;
2. un litigio en curso, judicial o extrajudicial, se refiere precisamente a ese dato: en ese caso lo conservamos durante el tiempo del litigio y durante el tiempo de la impugnación, y nada más;
3. una solicitud de una autoridad nos pide conservarlo: la comprobamos, la registramos y conservamos solo lo que se nos pide.

Fuera de estos tres casos, un plazo vencido es un dato que ya no debería estar ahí.

13. Qué conservan los proveedores, y durante cuánto tiempo

Algunos datos pasan por proveedores que tienen plazos de conservación propios, sobre los que no decidimos nosotros. Los indicamos aquí porque forman parte de la respuesta honesta a la pregunta «durante cuánto tiempo se quedan mis datos». La lista completa de los proveedores, con su papel y su país, está en el documento Proveedores (/fornitori).

14. Qué no tiene todavía un plazo

Esta sección existe porque un documento sobre la conservación que callara sus propias lagunas sería el más inútil de los documentos. Hoy siguen sin una regla escrita:

• los archivos descargados del Aparato para asistencia, depositados en el servidor de servicio (sección 4, última línea): el plazo es de 90 días, pero la supresión automática de esos archivos todavía no está en funcionamiento y hoy se realiza a mano al cierre de la intervención;
• el buzón de correo de servicio entrante, que hoy conserva indefinidamente los mensajes recibidos, incluidos los no solicitados enviados por terceros: el Servicio los lee para procesarlos, pero no los suprime y ni siquiera los marca como leídos. Del lado del proveedor de correo el plazo es el declarado en la sección 13; de nuestro lado todavía no hay ningún plazo.
• el registro de alarmas de seguridad de la máquina, que hoy no tiene rotación. Contiene recuentos agregados y no datos personales, pero crece sin límite y debe gestionarse en todo caso;
• los archivos de los entornos de prueba internos, que contienen datos de ejemplo.

Para cada uno de estos puntos la regla se escribirá en este documento, y el documento cambiará de versión.

15. Modificaciones de esta política

Esta política cambia cuando cambia un plazo o cuando se cierra uno de los puntos de la sección 14. Cada versión tiene un número y una fecha de entrada en vigor, al pie de la página.

Una aclaración que vale solo para este documento: un plazo más largo es siempre una modificación sustancial, y no entra en vigor en silencio. Un plazo más breve entra en vigor de inmediato, porque es a tu favor y no hay nada que aceptar.

Versión 2026.10.20-1 — en vigor desde el 20 de octubre de 2026. Cuando cambiemos algo sustancial —una finalidad nueva, un proveedor nuevo, un plazo de conservación más largo— publicaremos aquí la nueva versión, con su fecha, y si tienes una Cuenta te lo comunicaremos por email. Este documento no se acepta: se lee, y no te pedimos que marques ninguna casilla. Las correcciones de forma no cambian la versión. Las versiones anteriores siguen disponibles a petición en info@bgates.it.